Confira a autenticidade de um documento assinado: verificação pública pelo código, situação de cada signatário e o que garante que o PDF não foi alterado.
Para conferir se um documento assinado na ClickDocs é autêntico, use o código do documento na verificação pública. Qualquer pessoa pode fazer isso sem criar conta e vê quem são os signatários e a situação de cada um. A garantia de que o arquivo não foi alterado vem de outro ponto: o PDF final é assinado com o certificado digital da plataforma, e qualquer mudança feita depois disso quebra essa assinatura. Antes de mandar o arquivo para alguém conferir, veja se a situação do documento já está “Assinado” e baixe a versão final.
A dúvida costuma aparecer do outro lado. O banco recebe um contrato e quer ter certeza de que ele vale. O cliente guarda o PDF e, meses depois, quer confirmar que é o mesmo que assinou. O advogado da outra parte pede para conferir antes de seguir com um acordo.
Nos três casos, a conferência se resume a duas perguntas:
As próximas seções respondem cada uma. A boa notícia para quem recebe o documento: não precisa ter conta na ClickDocs para conferir.
Quando todos assinam, o PDF final é assinado com o certificado digital da plataforma. Essa assinatura fica presa ao conteúdo do arquivo. Se alguém mudar uma vírgula depois disso, a assinatura digital do PDF deixa de bater com o conteúdo e fica quebrada.
Além disso, um código único é registrado para cada documento. É esse código que identifica o documento na verificação pública.
Uma pergunta frequente é se dá para comparar o hash do arquivo no próprio computador. A resposta honesta é não. O código registrado pela ClickDocs é um identificador único do documento e não é calculado a partir da cópia que você tem em mãos. Por isso ninguém consegue recalcular esse valor a partir do próprio PDF. A conferência de integridade vem da assinatura digital do arquivo, e a conferência de quem assinou vem da verificação pública.
Se quiser entender melhor como o arquivo é montado em cada etapa, veja o que acontece com o PDF depois da assinatura.
A verificação pública é feita pelo código (UID) do documento. Ela não pede login, senha ou cadastro. Quem tem o código consegue conferir sozinho, sem depender de quem enviou o documento.
Na verificação aparecem os signatários do documento e a situação de cada um. Assim, quem está conferindo vê se cada pessoa já assinou ou se alguém ainda está pendente.
Na prática, quem enviou o documento repassa o código a quem vai conferir, junto com o PDF. O banco, o cliente ou o advogado faz a consulta e compara o que aparece ali com o que está no arquivo que recebeu: os nomes de quem assinou e se todos concluíram.
Na ClickDocs, cada pessoa assina quando abre o link, sem fila entre elas. O documento só fica com a situação “Assinado” quando todos concluem. As situações possíveis são cinco:
Esse detalhe explica uma dúvida comum: por que o PDF baixado não mostra todas as assinaturas? O PDF assinado é regravado a cada nova assinatura. Se você baixar o arquivo enquanto o documento ainda está “Em andamento”, ele pode trazer só parte das assinaturas. Para mandar a alguém conferir, espere a situação ficar “Assinado” e baixe a versão final.
Quem envia baixa o documento original e o assinado na lista e na tela do documento. Quem assina baixa os dois na própria página de assinatura, depois de assinar, e pelo Portal do assinante. Quando todos terminam, cada signatário recebe um link para ver o documento assinado pelo canal dele (e-mail, SMS ou WhatsApp). O PDF não vai anexado na mensagem. O caminho completo está em como baixar o documento assinado.
A verificação pública mostra quem assinou. As evidências ajudam a provar como cada pessoa assinou. Para cada signatário, a ClickDocs guarda um histórico com os passos (enviado, visualizado, assinado ou recusado), cada um com data e hora, IP, dispositivo e geolocalização. A localização só é registrada quando o signatário permite no navegador. Se ele negar, a assinatura segue normalmente, só sem esse dado.
Dependendo de como o documento foi configurado, entram também as provas de autenticação:
O detalhe de cada evidência está em evidências de assinatura. Para escolher quando pedir as fotos, veja selfie e foto do documento. E se a dúvida virar discussão, leia como comprovar a assinatura se o cliente questionar.
Cada instituição define o que aceita, e nenhuma ferramenta consegue garantir essa aceitação por ela. Por isso, quando o documento vai para um banco, um órgão público ou outra instituição com regras próprias, pergunte antes qual tipo de assinatura ela pede.
Se a exigência for certificado digital, a ClickDocs permite que o signatário se autentique com o próprio certificado:
Para entender a diferença entre os dois, veja certificado digital A1 e A3. Para saber de onde vêm essas exigências, leia o que é ICP-Brasil e tipos de assinatura eletrônica. A base legal está em validade jurídica da assinatura eletrônica.
Quando alguém pedir para conferir um documento assinado pela sua empresa, siga esta ordem:
Quer ver como isso funciona com os seus documentos? Teste a ClickDocs por 10 dias, sem custo, e confira a verificação pública dos documentos que você enviar.
Comece a assinar sem papel
Envie o primeiro documento e veja como fica para quem assina.
Assinatura eletrônicaVeja o que acontece ao assinar PDF online: onde fica a assinatura, o que é visual e o que é técnico, e por que o arquivo não pode mais ser alterado.
Assinatura eletrônicaAssinatura eletrônica e assinatura digital não são sinônimos. Entenda a diferença com exemplos práticos e saiba quando cada uma faz sentido na sua empresa.
Certificado digitalCompare o certificado digital A1 e o A3: onde fica guardado, validade, segurança, uso em equipe e como cada um funciona na hora de assinar documentos.
