Entenda as evidências de assinatura que o histórico registra em cada etapa (envio, visualização, assinatura e recusa) e para que servem IP, dispositivo e local.
Quando alguém assina um documento pela internet, não existe testemunha na sala. Quem faz esse papel são as evidências de assinatura: registros automáticos de cada etapa, com data, hora, IP, dispositivo e localização. Eles não aparecem no texto do contrato, mas são o que sustenta o documento se houver dúvida.
Veja o que é registrado, o que cada dado significa e o que ele não prova.
Na ClickDocs, cada signatário tem o próprio histórico. Se o contrato tem três pessoas, são três linhas do tempo separadas. Isso importa porque cada um recebe, abre e assina em momentos diferentes, de lugares diferentes.
As etapas registradas são:
| Etapa | O que marca |
|---|---|
| Enviado | O documento foi disparado para o signatário |
| Visualizado | O signatário abriu o documento |
| Assinado | O signatário concluiu a assinatura |
| Recusado | O signatário recusou, com motivo obrigatório |
Em cada etapa ficam guardados data e hora, IP, dispositivo e geolocalização.
Mostra a sequência dos fatos. Um exemplo: o documento foi enviado às 9h, visualizado às 9h40 e assinado às 10h05. Essa ordem é coerente com alguém que recebeu, leu e decidiu assinar.
Também ajuda a responder perguntas como “o contrato foi assinado antes ou depois da entrega do serviço?”.
O IP é o endereço da conexão de internet usada no momento. Ele indica a rede de onde veio o acesso.
O que o IP ajuda a mostrar: que a visualização e a assinatura partiram de uma conexão real, e se foram da mesma rede ou de redes diferentes.
O que o IP não prova sozinho: a identidade da pessoa. Várias pessoas podem usar a mesma rede, e o IP de celular muda com frequência. Por isso ele é uma peça do conjunto, não a prova inteira.
Registra informações do aparelho e do navegador usados, como celular ou computador e o navegador.
Para que serve: mostrar consistência. Se o cliente abriu e assinou pelo mesmo celular, a história fica coerente. Se abriu no computador do escritório e assinou pelo celular à noite, também é um comportamento normal e fica documentado.
Indica a localização aproximada no momento da ação, quando o navegador do signatário permite o acesso à localização.
Para que serve: ajuda a situar o signatário. Um cliente de Curitiba que assinou em Curitiba reforça a narrativa. Uma localização inesperada é um sinal para olhar os outros dados com mais atenção.
IP, dispositivo e localização dizem de onde e como o acesso aconteceu. Para ligar a assinatura a uma pessoa, entram os métodos de autenticação, que você escolhe por signatário:
Os detalhes de cada método estão em autenticação do signatário.
Além de quem assinou, é preciso mostrar o que foi assinado. Para isso, a plataforma registra:
Juntando as três camadas, você tem: quem assinou, de onde, quando e em qual versão do documento.
Não é só para processo. Elas resolvem situações bem mais comuns:
“Não recebi o contrato.” O histórico mostra que o documento foi visualizado, com data e hora.
“Assinei, mas era outra versão.” O PDF final com a assinatura digital da plataforma mostra qual conteúdo foi assinado.
“Foi meu sócio que assinou, não eu.” A autenticação mostra qual contato confirmou o token, ou qual foto de documento e selfie foram registradas.
“Recusei porque o valor estava errado.” A recusa tem motivo obrigatório. Você sabe exatamente o que corrigir. Veja o que fazer quando o signatário recusa.
Cliente que sumiu depois de assinar. Numa cobrança, as evidências mostram que o contrato foi aceito por ele, e quando.
O signatário sabe que esses dados são registrados? Vale deixar claro. Uma frase no contrato ou na mensagem de envio explicando que a assinatura registra data, hora, IP, dispositivo e localização evita surpresa e reforça a transparência com o cliente.
Se o cliente usar VPN ou internet de outro lugar, a prova perde valor? O IP fica registrado do jeito que chegou. Por isso ele nunca deve ser a única base: a autenticação e a integridade do documento continuam contando a história.
Posso editar ou apagar uma evidência? As evidências existem justamente para registrar o que aconteceu. Se algo no documento estiver errado, o caminho é gerar um documento novo, não mexer no histórico do antigo.
As evidências ficam na visualização do documento, separadas por signatário. A explicação sobre como a plataforma protege os arquivos, que ficam em armazenamento em nuvem (AWS S3), está em segurança. A base legal que dá valor a esses registros está em validade jurídica.
Nenhum dado isolado resolve tudo. O valor está no conjunto: autenticação, histórico e integridade contando a mesma história.
Este texto é informativo e não substitui orientação jurídica.
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