Assinatura eletrônica e assinatura digital não são sinônimos. Entenda a diferença com exemplos práticos e saiba quando cada uma faz sentido na sua empresa.
Assinatura eletrônica é o nome geral de qualquer forma de assinar um documento pelo computador ou celular. Assinatura digital é um tipo específico de assinatura eletrônica: a que usa certificado digital. Toda assinatura digital é eletrônica, mas nem toda assinatura eletrônica é digital.
Porque, no dia a dia, as duas palavras são usadas como se fossem a mesma coisa. “Manda o contrato para assinar digitalmente” quase sempre quer dizer “manda o link para o cliente assinar pelo celular”, sem certificado nenhum.
A confusão fica pior porque existe um terceiro termo parecido, que não é nem uma coisa nem outra: a assinatura digitalizada, que é só a imagem de uma assinatura de papel.
É qualquer assinatura feita em meio eletrônico que identifica quem assinou e fica ligada ao documento.
Ela pode ser comprovada de várias formas:
A validade vem da MP 2.200-2/2001, que admite outros meios de comprovar autoria e integridade além do certificado ICP-Brasil, desde que aceitos pelas partes. A Lei 14.063/2020 depois classificou essas assinaturas em simples, avançada e qualificada.
Exemplo: uma assistência técnica envia a ordem de serviço pelo WhatsApp. O cliente abre o link, confere o valor do conserto, digita o código que recebeu e desenha a assinatura na tela. Isso é assinatura eletrônica.
A assinatura digital usa um certificado digital, que funciona como uma identidade eletrônica emitida para uma pessoa (e-CPF) ou para uma empresa (e-CNPJ). No Brasil, quando se fala em assinatura digital com valor de assinatura qualificada, o certificado é o da ICP-Brasil.
Tecnicamente, o certificado usa criptografia para “selar” o documento. Se alguém alterar um único caractere depois, a assinatura deixa de conferir.
Quem assina precisa ter o certificado em mãos:
Exemplo: o sócio de um escritório de contabilidade assina uma procuração usando o e-CPF dele, em token A3. Isso é assinatura digital, e também é assinatura eletrônica.
É pegar a assinatura feita no papel, escanear ou fotografar, e colar a imagem no documento.
Sozinha, ela prova muito pouco. Qualquer pessoa com acesso à imagem pode colar em outro arquivo. Não há registro de quem colou, quando, nem garantia de que o documento não mudou depois.
Isso não quer dizer que a imagem da assinatura seja proibida. Ela pode ser só a parte visual. O que dá força ao documento é o que vem junto: a autenticação de quem assinou e as evidências registradas.
| Eletrônica | Digital | Digitalizada | |
|---|---|---|---|
| O que é | Qualquer assinatura em meio eletrônico | Assinatura eletrônica com certificado digital | Imagem de uma assinatura de papel |
| Como identifica quem assina | Token, documento, foto do rosto, registros técnicos | Certificado emitido para a pessoa ou empresa | Não identifica |
| O que o signatário precisa | E-mail ou celular | Certificado A1 ou A3 válido | Uma folha e um scanner |
| Detecta alteração no arquivo | Sim, quando a plataforma assina digitalmente o PDF final | Sim | Não |
| Uso típico | Contratos, ordens de serviço, propostas | Atos que exigem certificado ICP-Brasil | Não recomendada sozinha |
Na maior parte das rotinas de uma pequena ou média empresa, a assinatura eletrônica com boa autenticação resolve:
A assinatura digital com certificado entra quando:
Um detalhe que ajuda muito: as duas formas podem conviver no mesmo documento. O cliente assina com token e a sua empresa assina com o certificado digital.
Na ClickDocs, você escolhe a autenticação para cada signatário. Pode ser token por e-mail, SMS ou WhatsApp, foto do documento oficial, selfie ou certificado digital A1 (arquivo .pfx ou .p12) ou A3 (token ou cartão, pelo navegador).
A parte visual também é flexível: desenho na tela, nome em fonte cursiva ou imagem da assinatura, com rubrica separada quando o documento pede. Em todos os casos, o documento guarda o histórico de cada signatário, um código único registrado para o documento e, ao final, o PDF é assinado com o certificado digital da plataforma.
Veja como funciona cada caminho em assinatura eletrônica e em certificado digital.
Assinatura eletrônica sem certificado vale? Sim. A MP 2.200-2/2001 reconhece outros meios de comprovação, desde que aceitos pelas partes. O que pesa é a qualidade das evidências.
Assinatura digital é sempre melhor? Ela prova mais, mas exige que o signatário tenha certificado. Para documentos de rotina, pode virar um obstáculo sem necessidade.
Posso colar a imagem da minha assinatura no PDF e mandar? Pode, mas sem autenticação e registro, isso prova pouco. Prefira colher a assinatura por uma plataforma que registre quem assinou e proteja o arquivo.
Guarde a regra curta: eletrônica é o gênero, digital é a que usa certificado e digitalizada é só uma imagem. Escolha pela exigência do documento e pelo risco, não pelo nome. Se quiser entender a base legal com mais detalhe, leia sobre a validade jurídica da assinatura eletrônica.
Este texto é informativo e não substitui orientação jurídica.
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