Lembrete automático de assinatura: como funciona

O lembrete automático de assinatura manda de novo o link para quem ainda não assinou, no intervalo de dias que você escolhe ao cadastrar o documento. Ele sai pelo canal definido para cada signatário (e-mail, SMS ou WhatsApp) e não cobra quem já assinou. Para ter lembrete, você precisa informar a frequência no cadastro: editar o documento depois não liga o recurso. Por e-mail, o lembrete não tem custo por envio. Por SMS e WhatsApp, ele sai do saldo pré-pago da sua carteira.

Abaixo você vê como ligar, quem recebe, quanto custa e como combinar o lembrete com o prazo de expiração e o reenvio para parar de cobrar assinatura pendente na mão.

O que é o lembrete automático (e no que ele é diferente do reenvio)

O lembrete automático trabalha sozinho. Você define de quantos em quantos dias ele sai e, a partir daí, o sistema manda a mensagem com o link para quem ainda está com a assinatura pendente. Você não precisa lembrar de nada.

O reenvio de notificação é manual. Você abre o documento e manda a notificação de novo na hora em que quiser, por exemplo depois de uma ligação em que o cliente disse que não achou o e-mail. Os dois recursos cobram a mesma pessoa, mas em momentos diferentes: o lembrete segue o calendário que você definiu e o reenvio sai quando você clica.

Como ligar o lembrete

O lembrete é configurado no cadastro do documento. Ali você informa a frequência em dias, junto com os signatários, o canal de cada um e o prazo de expiração.

Esse é o único momento em que dá para ligar o lembrete, porque na ClickDocs não existe rascunho: o documento é enviado assim que você termina o cadastro. Se você editar o documento depois, o lembrete não é criado nem alterado, mesmo que o campo apareça na tela de edição.

Esqueceu de ligar? Clone o documento. O clone aproveita o arquivo e os signatários do original, e você cadastra a nova versão já com a frequência do lembrete. O passo a passo, com as telas, está na central de ajuda, no artigo sobre lembretes automáticos de assinatura. Ele também explica o limite de lembretes por documento e como a contagem avança.

Antes de cadastrar, vale passar pelo que conferir antes de enviar: com o lembrete, signatário errado ou telefone trocado vira cobrança para a pessoa errada. O checklist de contrato ajuda nessa revisão.

Quem recebe o lembrete

O lembrete vai só para quem ainda não assinou. Quem já assinou não recebe mais nada, e se todos os signatários já concluíram, nenhuma mensagem sai.

Documento expirado também não gera lembrete. Quando o prazo de expiração passa, o sistema deixa de enviar a cobrança.

Isso vale para documentos com mais de uma pessoa. Como cada signatário assina quando abre o link, sem fila entre eles, o lembrete continua cobrando apenas quem ficou para trás. Se você costuma colher a assinatura de várias pessoas no mesmo documento, esse é o caso em que o lembrete mais poupa trabalho.

Por qual canal o lembrete sai

O lembrete usa o mesmo canal que você escolheu para cada signatário no cadastro: e-mail, SMS ou WhatsApp. Num documento com uma pessoa por e-mail e outra por WhatsApp, cada uma é lembrada pelo seu canal.

A mensagem leva o link de assinatura, no domínio curto assinar.click. Quem recebe abre o link e assina pelo navegador, no celular ou no computador, sem aplicativo e sem criar conta. Se você já costuma enviar o contrato pelo WhatsApp, o lembrete chega no mesmo lugar onde o cliente recebeu o primeiro link.

Quanto custa o lembrete por SMS e WhatsApp

O lembrete por e-mail não tem custo por envio. O lembrete por SMS ou WhatsApp é descontado do saldo pré-pago da carteira, como os outros envios por esses canais. Se a carteira estiver sem saldo, a mensagem não sai e o signatário não recebe a cobrança.

Para fazer a conta do mês, considere que cada mensagem enviada conta, e não cada documento. O artigo sobre o custo real da assinatura eletrônica mostra como somar plano, documentos e envios pagos.

Lembrete, prazo de expiração e reenvio: quando usar cada um

Recurso	O que faz	Quando usar
Lembrete automático	Cobra quem não assinou, no intervalo de dias que você definiu	Em todo documento que você não quer acompanhar de perto
Prazo de expiração	Encerra o documento na data limite	Quando a proposta ou o contrato só vale até certa data
Reenvio de notificação	Manda a notificação de novo na hora	Quando o cliente pediu o link ou disse que não recebeu

O lembrete e o prazo de expiração andam juntos. Se o prazo vence antes do primeiro lembrete, o lembrete nunca chega a sair.

Como ver quem ainda falta assinar

A situação do documento (Em andamento, Assinado, Recusado, Expirado ou Cancelado) diz se o processo terminou. Para saber de quem está pendente, abra o documento e veja a situação de cada signatário: não enviado, e-mail, SMS ou WhatsApp enviado, visualizado, assinado ou recusado.

Quem envia vê um aviso dentro do sistema a cada assinatura e acompanha tudo no painel. Não há e-mail ao remetente quando todos assinam, então crie o hábito de olhar o painel. Se alguém recusar, a recusa vem com o motivo, e o artigo sobre o que fazer quando o signatário recusa mostra os próximos passos. Com tudo assinado, veja como baixar o documento assinado na versão final.

Boas práticas

Use o e-mail como canal padrão, porque ele não tem custo por envio. Deixe o WhatsApp como reforço para o cliente que costuma não responder e-mail ou quando o documento tem pressa.

Escolha o prazo de expiração pensando no intervalo dos lembretes. Um prazo curto com lembretes espaçados faz o documento expirar antes de qualquer cobrança sair.

Antes de cadastrar um documento com SMS ou WhatsApp, confira o saldo da carteira. Sem saldo, nem o link nem o lembrete chegam.

Não existe uma frequência ideal que sirva para todo mundo. Um termo simples pode pedir um intervalo curto, enquanto um contrato que o cliente precisa ler com calma pede mais espaço. Teste e ajuste conforme a resposta dos seus clientes. Para evitar outros tropeços comuns, veja os erros que geram retrabalho na assinatura eletrônica.

Perguntas frequentes

Como funciona o lembrete automático de assinatura?

Você informa no cadastro de quantos em quantos dias ele sai. A partir daí, o sistema manda o link de assinatura para quem ainda não assinou, pelo canal de cada signatário.

Como ligo o lembrete? Dá para ligar depois de enviar o documento?

O lembrete é ligado no cadastro do documento, que já é o envio. Depois disso, editar o documento não liga o lembrete. Se esqueceu, clone o documento e cadastre a cópia com a frequência preenchida.

Quem recebe o lembrete? Quem já assinou continua recebendo?

Só quem ainda não assinou. Quem já assinou não recebe mais nada.

O lembrete sai por e-mail, SMS ou WhatsApp?

Pelos três, sempre pelo canal escolhido para cada signatário no cadastro.

O lembrete por SMS ou WhatsApp tem custo?

Tem. SMS e WhatsApp saem do saldo pré-pago da carteira. O e-mail não tem custo por envio.

Qual a diferença entre lembrete automático e reenvio?

O lembrete sai sozinho, no intervalo que você definiu. O reenvio é manual: você manda a notificação de novo na hora em que quiser.

O que acontece com o lembrete quando o documento expira?

Documento expirado não gera lembrete. Depois que o prazo passa, ninguém é cobrado.

Como sei quem ainda não assinou?

Abra o documento e veja a situação de cada signatário. Você também recebe um aviso dentro do sistema a cada assinatura e acompanha tudo no painel.

Ligue o lembrete no próximo documento

Teste a ClickDocs grátis por 10 dias e ligue o lembrete automático no seu próximo documento. Você define o intervalo no cadastro e deixa a cobrança das assinaturas pendentes por conta do sistema.