Sócios, testemunhas, fiador e aprovador no mesmo contrato: veja como enviar para várias pessoas assinarem, acompanhar quem falta e fechar o documento.
No papel, colher a assinatura de várias pessoas é uma maratona: o contrato vai de mesa em mesa, alguém viaja, outro esquece, e a última via volta amassada semanas depois. No digital, cada pessoa recebe o próprio link e assina de onde estiver.
Mesmo assim, documento com muita gente tem os seus cuidados. Este guia mostra como organizar quem assina, o papel de cada um, e como acompanhar até a última assinatura.
Alguns exemplos comuns:
Em todos eles, a pergunta não é só “quem assina”, mas em que condição cada pessoa entra no documento.
Na ClickDocs, cada pessoa adicionada ao documento tem um papel:
| Papel | Para quem | Exemplo |
|---|---|---|
| Assinar | As partes do documento | Cliente, locatário, sócio |
| Testemunhar | Testemunhas | Dois colegas que acompanham o contrato |
| Aprovar | Quem dá o aval | Gerente que libera a proposta |
| Acusar recebimento | Quem só precisa registrar que recebeu | Responsável pelo setor que guarda o contrato |
Separar os papéis deixa o histórico mais claro. Em caso de dúvida no futuro, fica registrado quem assinou como parte e quem assinou como testemunha.
Cada pessoa recebe o link pelo canal em que realmente responde, e comprova a identidade do jeito adequado ao peso do documento:
Para entender quando pedir foto do documento ou selfie, veja selfie e foto do documento: quando pedir.
E se você também precisa assinar, não é preciso se cadastrar como contato: o botão “Vou assinar” inclui você na lista.
Na ClickDocs, todos recebem o link ao mesmo tempo e cada pessoa assina quando abrir o documento, sem esperar as outras. Isso encurta o prazo total: ninguém fica parado aguardando a vez.
Se o seu processo exige que alguém veja o documento só depois de outra pessoa, como um gestor que precisa aprovar antes de o cliente receber, há dois caminhos:
Com muita gente no documento, o importante é saber em que pé está cada um. A situação de cada pessoa aparece no documento: enviado, visualizado, assinado ou recusado, com data e hora.
Algumas práticas que ajudam:
O documento só passa para a situação assinado quando todas as pessoas concluem. Até lá, ele continua pendente, mesmo que só falte uma assinatura.
Nesse momento, cada pessoa recebe um link para ver o documento assinado pelo canal dela. Você baixa o PDF final na lista ou na tela do documento. O caminho completo está em como baixar o documento assinado.
Qualquer pessoa pode recusar a assinatura informando o motivo. O motivo fica registrado no documento e você decide o que fazer: corrigir e enviar uma nova versão, ou conversar com quem recusou.
Uma recusa não “salva” as assinaturas dos outros num documento errado. Se o conteúdo mudar, todos assinam a nova versão. Mais detalhes em o que fazer quando o signatário recusa.
Colher várias assinaturas no digital é mais rápido porque todos recebem o documento ao mesmo tempo. O segredo está na preparação: papel certo, canal certo e prazo realista para cada pessoa. Depois, é acompanhar pelo painel e deixar os lembretes fazerem a cobrança.
Quer ver isso funcionando? Comece pelo guia de assinar documento online.
Comece a assinar sem papel
Envie o primeiro documento e veja como fica para quem assina.
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