Se o cliente não recebeu o link, o botão “Confirmar documento” não vai resolver: na ClickDocs, o envio acontece no cadastro, quando você salva o documento pela primeira vez. Por isso, abra o documento e olhe primeiro a situação de cada signatário, porque ela mostra se o envio saiu ou se nem foi tentado. Depois corrija o canal, o contato ou o saldo, conforme o caso, e use o reenvio do link para mandar de novo sem criar outro documento.
A cena é comum para quem manda contratos, propostas e termos para assinar. Você cadastra o documento, clica em “Confirmar documento”, lê “Documento enviado com sucesso.” e, minutos depois, o cliente avisa que não chegou nada. Nessa hora, as dúvidas costumam ser estas:
Na ClickDocs, o documento sai para os signatários quando é salvo pela primeira vez. Não existe etapa de rascunho: ao terminar o cadastro, o documento já nasce na situação Em andamento e o sistema dispara o link para cada signatário pelo canal escolhido para ele. Fica respondida a primeira pergunta do começo: o envio de verdade é o próprio cadastro.
Na prática, isso muda o momento de revisar. O texto, os signatários, o canal de cada um e o prazo de expiração precisam estar certos antes de salvar, porque depois de salvo o envio já foi feito. Se você costuma montar o documento aos poucos para mandar mais tarde, termine tudo antes de salvar e use o checklist com o que conferir antes de enviar.
Como o documento já nasce Em andamento, sobra pouco para o botão “Confirmar documento” fazer. Ele mantém essa situação e mostra a mensagem de sucesso, mas não manda nada a ninguém. O quadro abaixo separa os dois lados:
O que "Confirmar documento" faz
O que "Confirmar documento" não faz
Por isso, clicar de novo no botão não conserta nem estraga o envio. Se ninguém recebeu, o motivo está no cadastro de cada signatário, e é lá que você precisa olhar (essa é a resposta para a segunda pergunta).
A terceira pergunta do começo se resolve pessoa a pessoa. Cada documento pode ter vários signatários, e cada um tem canal de envio e autenticação próprios, então siga estes passos para cada um deles:
Se o celular é o seu canal principal, veja como enviar pelo WhatsApp sem tropeçar no número. Se o documento vem de um modelo, entenda como funcionam os modelos com link para o cliente preencher. O passo a passo com as telas está no artigo da central de ajuda sobre o cliente que não recebeu o link.
A tela mostra duas situações diferentes, e misturar as duas é outra fonte de dúvida. A situação do documento diz se o processo terminou, e nela não existe nenhuma etapa chamada “enviado”:
A situação de cada signatário mostra até onde o link chegou para aquela pessoa. É ela que responde se o envio saiu:
Não enviado quer dizer que o envio nem foi tentado, então volte aos passos da seção anterior. Já “enviado” mostra que o sistema disparou a mensagem, mas não garante que ela chegou: um telefone errado também aparece como enviado. Quem recebeu por SMS ou WhatsApp pode continuar como enviado mesmo depois de abrir o link.
Se a situação é E-mail enviado e a pessoa diz que não viu nada, peça para ela procurar na caixa de spam ou lixo eletrônico e marcar a mensagem como confiável. Em e-mail de empresa, o filtro pode segurar mensagens automáticas com link, e quem libera é a equipe de TI do lado do signatário.
Com várias pessoas no mesmo documento, cada uma assina quando abre o link, sem fila entre elas, e o documento só fica Assinado quando todas concluem. Para não perder ninguém de vista, veja como acompanhar quem já assinou.
Nenhum dos dois manda. Editar o documento ou clicar outra vez em “Confirmar documento” não dispara mensagem nenhuma, nem quando você corrige o e-mail ou o telefone de um signatário. Quem manda o link de novo é o reenvio, uma ação à parte que sai pelo canal de cada signatário.
Em SMS e WhatsApp, cada reenvio é descontado do saldo outra vez, então corrija o contato antes de reenviar. Mandar de novo para um número errado só gasta saldo, e esse é um dos erros que geram retrabalho mais fáceis de evitar.
Para responder à quarta pergunta do começo, os passos abaixo recuperam o envio no mesmo documento, sem cadastrar outro:
O documento também pode ter lembretes automáticos por e-mail, SMS ou WhatsApp e um prazo de expiração, mas não conte com o lembrete para resolver um signatário em não enviado: o que resolve é corrigir o contato e reenviar. Para cobrar quem já recebeu e ainda não assinou, veja como combinar lembretes e prazo de expiração.
Se você ainda não usa a ClickDocs, faça o teste grátis de 10 dias e cadastre um documento de teste, incluindo você mesmo como signatário pelo botão “Vou assinar”. Acompanhe no painel a situação de cada signatário e veja em que momento o link sai e onde conferir quando alguém diz que não recebeu.
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