Quando um funcionário não vê um documento que aparece para você, quase sempre a causa está na loja em que ele entrou, na permissão Acessar de outros funcionários, numa pasta restrita que sumiu da navegação dele ou num filtro esquecido na tela. O cuidado principal é testar na tela de quem reclamou, porque o usuário master enxerga tudo e não reproduz o problema. Comece por Configurações › Usuários, confira o grupo, as lojas e o cadeado dessa pessoa, e só depois mexa nas pastas.
A cena costuma se repetir: você abre a lista, encontra o contrato, e o funcionário garante que ele não está lá. Às vezes ele até recebe o aviso “Você não tem permissão para acessar este registro” ao abrir um documento que você indicou. Nada foi apagado e o sistema está funcionando como foi configurado, porque o acesso de cada pessoa é montado em camadas e alguma delas está fechando a passagem para ele.
Isso aparece mais em empresas com mais de um usuário ou mais de uma unidade, como assistências técnicas, imobiliárias e escritórios de contabilidade e de advocacia. As próximas seções seguem a ordem do diagnóstico: por que o teste precisa ser feito com outro login, onde procurar, o que cada camada decide e como liberar o acesso certo sem abrir tudo para todos.
O usuário master é o acesso de dono da conta. Ele tem todas as permissões marcadas, entra em todas as lojas e não é filtrado na navegação de pastas, então nenhuma pasta restrita some para ele. Por isso ele não tem tela de permissões: o cadeado na linha dele responde que o usuário master não pode ser alterado.
Na prática, olhar a lista com o master não reproduz um problema de permissão nem de pasta. O teste precisa ser feito na tela de quem reclamou, e é ele que mostra qual camada está escondendo o documento.
Siga estes passos na ordem e pare no primeiro que explicar o sumiço:
Para o passo 2, procure o documento com o filtro que traz todos ou entre na pasta onde ele foi guardado. A explicação técnica de cada regra está no artigo da central sobre quem enxerga o quê: permissões e pastas restritas.
As três camadas se somam, e o funcionário só chega ao documento se passar por todas. A tabela compara onde cada uma se muda e o sintoma típico quando ela está fechada.
| Camada | Onde você muda | Sintoma quando fecha |
|---|---|---|
| Loja | Cadastro do usuário ou da loja | Os documentos de outra unidade não aparecem na lista |
| Permissão | Grupo do usuário ou cadeado na linha dele | Só aparecem os documentos que ele mesmo cadastrou |
| Pasta | Lista de usuários no cadastro da pasta | A pasta não aparece para ele na navegação |
Na ClickDocs, loja é uma unidade ou filial da empresa dentro da mesma conta, e não uma loja virtual. Cada loja tem os próprios documentos, modelos, contatos e pastas, e você trabalha em uma por vez. Se o funcionário não encontra a nova filial no seletor, falta marcá-lo no cadastro da loja ou marcar a loja no cadastro dele, como mostra o artigo da central sobre cadastrar lojas e escolher quem acessa cada uma.
O que cada pessoa pode fazer vem do grupo dela, e quem entra no grupo herda as caixas marcadas. Para uma exceção, o cadeado na linha do usuário ajusta só aquela pessoa. A caixa que mais explica sumiço é “Acessar de outros funcionários”, no bloco de documentos, e ela passa despercebida porque não acende nenhum botão na tela.
Pasta sem ninguém vinculado fica aberta para todos da loja. Quando você vincula um único usuário, ela vira pasta restrita, e só quem está vinculado (e o master) passa a enxergá-la. Para planejar a estrutura antes de restringir qualquer pasta, veja como organizar os contratos em pastas.
Algumas caixas fazem mais do que o nome sugere, e certas recusas nem dependem de caixa. Estas são as que mais geram dúvida:
Essas seis não são todas as caixas da tela. A lista completa, bloco por bloco, está no artigo da central sobre o que cada caixa da tela de permissões libera.
Ela esconde a pasta, mas não o documento guardado dentro dela. A lista de documentos é filtrada pela loja, pelo autor e pelos filtros da tela, e não pelo vínculo da pasta. O quadro mostra os dois lados do recurso.
O que a pasta restrita faz
O que ela não faz
Se a ideia é que alguém não veja os documentos dos colegas, deixe desmarcada a caixa “Acessar de outros funcionários” no grupo dessa pessoa. Esse cuidado pesa mais quando os documentos trazem CPF, endereço e outros dados de clientes, e por isso vale rever os cuidados com dados pessoais nos documentos.
Na hora de vincular, a lista da pasta mostra só usuários ativos e com acesso à mesma loja de quem está editando. Se o funcionário não aparece ali, confira no cadastro dele se ainda está Pendente ou Inativo e quais lojas estão marcadas. Para reabrir a pasta, desmarque todos os usuários: sem nenhum vínculo, ela volta a ficar visível para todos da loja.
Use estes passos para cadastrar alguém novo já com o acesso certo, sem abrir mais do que ele precisa:
A confirmação vem antes do vínculo porque, enquanto ele estiver Pendente, o nome dele não aparece na lista da pasta. Se o e-mail não chegou, o envelope ao lado do e-mail dele na lista de usuários reenvia a confirmação. Como o cadeado ajusta uma pessoa de cada vez, compensa montar um grupo por função e deixar o cadeado para exceções.
O cadastro completo, com horários de acesso e limite por IP, está no artigo da central sobre cadastrar usuários e o limite do plano. Antes de liberar a equipe toda, passe também pelos erros que geram retrabalho no dia a dia.
Quantos usuários e lojas a conta pode ter depende do plano. Estes são os limites conferidos em 15/09/2026, e o plano Master não tem relação com o usuário master:
| Plano | Usuários | Lojas |
|---|---|---|
| Essencial | 1 | 1 |
| Profissional | 3 | 1 |
| Intermediário | 5 | 2 |
| Master | 7 | 3 |
Ao chegar no limite, o sistema leva você para a tela Meu plano quando você tenta cadastrar mais um usuário ou mais uma loja. Para comparar os planos pelo preço, veja quanto custa a assinatura eletrônica.
Se você já usa a ClickDocs, abra Configurações › Usuários agora e confira o cadeado de quem reclamou. Se ainda não usa, faça o teste grátis de 10 dias e explore as camadas na prática: crie uma pasta, guarde um documento nela, veja como ele aparece na lista e na busca, e abra a tela de permissões para conhecer as caixas descritas aqui.
Comece a assinar sem papel
Envie o primeiro documento e veja como fica para quem assina.
Assinatura eletrônicaO resumo de documento por IA da ClickDocs lista os tópicos do arquivo, mas não substitui a leitura. Veja também como é a página de assinatura no celular.
SegurançaConfira a autenticidade de um documento assinado na ClickDocs: use o código na página de verificação pública e veja quem já assinou, sem conta.
Assinatura eletrônicaVeja como o lembrete automático de assinatura cobra quem ainda não assinou, por e-mail, SMS ou WhatsApp, e quando usar o reenvio e o prazo de expiração.
