LGPD e documentos assinados: cuidados práticos

Todo contrato tem dados pessoais: nome, CPF, endereço, telefone, e-mail. Na assinatura eletrônica, entram também registros como IP e localização e, às vezes, foto do documento e selfie. A LGPD não proíbe nada disso. Ela pede que você colete o necessário, guarde com cuidado e seja transparente com o titular.

Este texto traz cuidados práticos para pequenas e médias empresas.

O que a LGPD tem a ver com os seus contratos

A Lei Geral de Proteção de Dados (Lei 13.709/2018) vale para qualquer empresa que trata dados de pessoas físicas. Contrato é uma das formas mais comuns de tratamento: você recebe os dados do cliente, guarda, consulta e, às vezes, compartilha com o contador ou o advogado.

Alguns princípios da lei conversam diretamente com a rotina de documentos:

• Finalidade: usar os dados para o propósito informado.
• Necessidade: coletar só o que é preciso para esse propósito.
• Transparência: o titular deve saber o que é feito com os dados dele.
• Segurança: proteger os dados contra acesso indevido e vazamento.

Quais dados pessoais aparecem num documento assinado

Vale mapear, porque muita gente só pensa no texto do contrato.

Onde	Exemplos
Texto do contrato	Nome, CPF, RG, endereço, estado civil, dados bancários
Cadastro do signatário	E-mail e telefone usados no envio
Evidências da assinatura	Data, hora, IP, dispositivo e geolocalização
Autenticação, quando pedida	Foto do documento oficial e foto do rosto
Certificado digital, quando usado	Dados do certificado do signatário

Tudo isso é dado pessoal. A foto do rosto e do documento merece atenção redobrada: converse com o seu jurídico sobre o tratamento adequado para essas imagens.

Minimização: colete só o necessário

É o cuidado mais barato e o que mais reduz risco. Dado que você não coleta não vaza.

Revise os modelos

Abra os seus modelos de contrato e pergunte, campo por campo: “eu preciso disso?”.

• Estado civil num orçamento? Provavelmente não.
• RG e CPF numa ordem de serviço de baixo valor? Talvez só o CPF baste.
• Dados bancários completos no corpo do contrato? Muitas vezes a forma de pagamento resolve sem expor a conta.

Com modelos com campos dinâmicos, você define exatamente quais campos o documento pede. Remova os que não usa. Com o link público do modelo, o próprio cliente preenche, e ele só vê os campos que você decidiu manter.

Ajuste a autenticação ao risco

Selfie e foto do documento acrescentam prova, mas também acrescentam ao seu arquivo dados pessoais que pedem cuidado redobrado. Para um orçamento, o token por e-mail, SMS ou WhatsApp costuma ser suficiente. Reserve as imagens para contratos em que elas realmente fazem diferença.

Transparência: informe o titular

O cliente deve entender por que você pede cada dado. Algumas formas simples:

• Uma cláusula no contrato explicando para que os dados são usados e por quanto tempo ficam guardados.
• Uma mensagem antes do envio, avisando quando a assinatura vai pedir foto do documento ou selfie.
• Um canal de contato para o titular pedir informações sobre os próprios dados.

Na ClickDocs, o signatário também pode consultar os documentos que recebeu pelo portal do assinante, com login por código enviado por e-mail ou SMS.

Retenção: por quanto tempo guardar

Não existe um prazo único. Um contrato de locação encerrado, um contrato de trabalho e uma ordem de serviço têm necessidades diferentes, porque dependem de prazos legais, fiscais e de eventual disputa.

O caminho prático:

1. Liste os tipos de documento que a sua empresa assina.
2. Defina com o seu contador e advogado por quanto tempo cada tipo precisa ser guardado.
3. Registre essa regra num documento interno simples.
4. Revise periodicamente o que já passou do prazo.

Lembre que as evidências da assinatura só têm valor enquanto existirem. Apagar cedo demais pode deixar você sem prova numa cobrança.

Acesso: quem pode ver o quê

Vazamento de dados nem sempre é ataque. Muitas vezes é um funcionário que tinha acesso a mais do que precisava.

• Use permissões por usuário. Cada pessoa vê só o que o trabalho dela exige.
• Separe por lojas (unidades) se a empresa tem mais de um ponto, para que cada equipe veja os próprios documentos.
• Organize em pastas por tipo de documento ou área. Fica mais fácil controlar e revisar.
• Remova o acesso de quem sai da empresa no mesmo dia do desligamento.

Cuidados fora da plataforma

Boa parte do risco está no que acontece depois que o PDF é baixado:

• Evite mandar contratos por grupos de mensagem com várias pessoas.
• Não deixe cópias soltas na área de trabalho, em pen drive ou na pasta de downloads.
• Cuidado com prints de tela com dados de clientes.
• Compartilhe o necessário com terceiros. O contador precisa do contrato, não necessariamente da selfie do cliente.

A plataforma guarda os arquivos em armazenamento em nuvem (AWS S3). Veja mais em segurança. Antes de cada envio, vale passar pelo checklist antes de enviar um contrato.

E quando o titular pede para apagar os dados?

Pode acontecer de um ex-cliente pedir a exclusão dos dados dele. Não responda no impulso, nem apagando tudo nem negando tudo. Contratos assinados costumam ter motivos legítimos para continuar guardados, como prazos legais e a defesa da empresa numa eventual cobrança. Leve o pedido ao seu jurídico, responda ao titular com clareza e registre o que foi decidido.

Um plano de ação para esta semana

1. Revise os três modelos de contrato mais usados e remova campos desnecessários.
2. Defina quando pedir selfie e foto do documento, e quando o token basta.
3. Confira quem tem acesso aos documentos e ajuste as permissões.
4. Inclua uma cláusula simples sobre o uso dos dados nos contratos.
5. Marque uma conversa com o jurídico para definir prazos de guarda.

A LGPD não pede perfeição no primeiro dia. Pede que a empresa saiba quais dados trata e cuide deles com responsabilidade. A responsabilidade pela adequação é de cada empresa, com orientação profissional.

Este texto é informativo e não substitui orientação jurídica.