Contrato de honorários, procuração ad judicia e documentos do cliente assinados a distância: passo a passo, cuidados com a exigência do tribunal e checklist.
O cliente liga, explica o caso e quer começar ontem. Aí vem a parte que atrasa: imprimir o contrato de honorários e a procuração, marcar uma reunião ou esperar os documentos voltarem pelo correio, digitalizar tudo e, só então, protocolar. A assinatura eletrônica encurta esse caminho, desde que o escritório saiba o que pode assinar assim e onde a exigência muda.
| Documento | Quem assina | Ponto de atenção |
|---|---|---|
| Ficha do cliente | Cliente | Dados completos e corretos desde o início |
| Contrato de honorários | Cliente e advogado | Objeto, valores, forma de pagamento e êxito |
| Procuração ad judicia | Cliente (outorgante) | Exigência do tribunal ou órgão |
| Declaração de hipossuficiência | Cliente | Documento curto e recorrente |
| Termo de confidencialidade | Cliente, parceiros ou colaboradores | Antes de compartilhar informações |
| Termo de acordo | Todas as partes | Rubrica em cada página |
Cada contratação começa abrindo o contrato de outro cliente e trocando dados. É assim que o nome da parte contrária anterior aparece no contrato novo.
Quando depende de reunião presencial ou de o cliente imprimir e escanear, o prazo escapa. E o cliente que não tem impressora simplesmente não devolve.
Ter a procuração assinada não adianta se o tribunal ou o órgão onde ela será usada exige outro tipo de assinatura.
Um “de acordo” por e-mail e um PDF escaneado não contam a história de quem assinou, quando e de onde.
Monte a ficha como modelo com nome, CPF, e-mail, telefone, CEP e endereço. Envie o link público do modelo: o próprio cliente preenche, e o documento é gerado com os dados dele. Esses dados passam a ser a base dos documentos seguintes, sem redigitar.
Transforme o contrato em modelo com campos dinâmicos: qualificação do cliente, objeto, valores, data. As cláusulas fixas não mudam a cada uso, e o preenchimento vira conferência. Para um caso parecido com outro já contratado, dá para clonar o documento.
Pense no valor do contrato e em quanto você conhece o cliente:
O próprio advogado também pode assinar com o certificado que já usa no dia a dia. Como funciona cada tipo de certificado está em certificado digital.
Uma dica prática: combine métodos. Token com foto do documento oficial já dá bem mais segurança do que o token sozinho, sem exigir que o cliente tenha certificado digital.
Coloque data de expiração e deixe os lembretes automáticos avisarem o cliente. Se ele não concordar com alguma cláusula, pode recusar, e a recusa exige o motivo. Você sabe o que renegociar em vez de descobrir semanas depois.
Crie pastas por cliente ou por processo. Na visualização, um resumo gerado por inteligência artificial ajuda a lembrar do que trata cada documento, útil quando a pasta acumula aditivos e termos.
O Código de Processo Civil admite procuração assinada digitalmente, na forma da lei. Na prática, o que importa é o que o tribunal ou o órgão onde ela será apresentada aceita. Alguns aceitam assinatura eletrônica com evidências; outros pedem assinatura qualificada, feita com certificado digital ICP-Brasil.
Antes de enviar:
Os tipos de assinatura e a base legal estão explicados em validade jurídica.
Se alguém questionar o documento, o escritório precisa mostrar o que aconteceu. Para cada signatário, a ClickDocs registra:
Cada parte recebe o próprio link e assina de onde estiver. Posicione a rubrica em cada página e a assinatura no fim. Acompanhe no painel quem já assinou e reenvie a notificação para quem falta. Cada parte pode usar um método de autenticação diferente, conforme o papel dela no acordo.
O ganho maior não está em assinar mais rápido, e sim em não depender de agenda para começar o trabalho e ter a prova de cada assinatura organizada. Se o seu escritório está avaliando o uso, a página de assinatura eletrônica para advocacia mostra como os recursos se encaixam na rotina.
Este texto é informativo e não substitui orientação jurídica.
Comece a assinar sem papel
Envie o primeiro documento e veja como fica para quem assina.
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