Proposta, ficha do locatário, contrato e vistoria: um passo a passo para a imobiliária coletar assinaturas de todas as partes sem marcar horário no escritório.
Na imobiliária, o negócio quase nunca trava na negociação. Trava na assinatura: o fiador mora em outra cidade, o proprietário viaja, o inquilino só pode depois das 18h. A assinatura eletrônica tira essas pessoas da fila do escritório, mas funciona melhor quando cada etapa da locação ou da venda tem o seu documento e o seu cuidado.
| Etapa | Documento | Quem assina |
|---|---|---|
| Captação | Autorização para anunciar e intermediar | Proprietário |
| Interesse | Proposta de locação | Interessado |
| Análise | Ficha cadastral | Locatário e fiador |
| Fechamento | Contrato de locação | Locador, locatário e fiadores |
| Entrada | Laudo de vistoria de entrada | Locatário e imobiliária |
| Durante | Aditivo ou renovação | Partes do contrato |
| Saída | Vistoria de saída e rescisão | Partes do contrato |
Na venda, a lógica é parecida: autorização do proprietário, proposta de compra assinada pelo interessado e os documentos seguintes. A diferença é que a transferência do imóvel tem regras próprias, que veremos adiante.
O interessado manda foto de documento pelo WhatsApp, alguém digita tudo, um número do CPF sai errado e o erro só aparece na análise. Quem conhece os dados é o próprio cliente.
Marcar um horário em que locador, locatário e fiador possam comparecer é o que mais estica o prazo entre a aprovação e a entrega das chaves.
O laudo com as fotos fica numa pasta, o contrato em outra, e na saída do inquilino ninguém acha a versão assinada.
Pedir apenas um código para quem você nunca viu, em um contrato de 30 meses, é pouco. Pedir certificado digital para assinar uma proposta é exagero, e o interessado desiste.
Monte a proposta como modelo, com nome, CPF, telefone, valor oferecido e data. O interessado assina pelo celular no mesmo dia da visita, sem voltar à imobiliária.
Na ClickDocs, o link público do modelo deixa o locatário e o fiador preencherem nome, CPF, telefone, e-mail e CEP. O documento é gerado com os dados informados e segue para assinatura. A imobiliária confere, não digita.
Gere o contrato a partir do modelo da imobiliária ou envie o PDF. Inclua locador, locatário e fiadores e posicione assinatura e rubrica nas páginas certas. Cada signatário recebe o próprio link por e-mail, SMS ou WhatsApp e assina quando puder, pelo navegador.
Enquanto alguém não assina, os lembretes automáticos avisam. No painel, você vê quem já assinou e quem falta, e pode reenviar a notificação.
Cada signatário do mesmo contrato pode usar um método diferente. Os detalhes estão em autenticação do signatário.
Junte o laudo e as fotos, até 10 arquivos, em um único PDF e colete as assinaturas na entrada. Como os arquivos viram um só documento, a assinatura vale para o conjunto. Se algum documento precisar de assinaturas próprias, envie separado.
Na saída, repita com o laudo de saída e guarde na mesma pasta.
Crie pastas por imóvel ou por proprietário. Proposta, contrato, vistorias e aditivos ficam juntos, e a busca com filtro por situação mostra o que está pendente, assinado, recusado ou expirado.
Aditivo de reajuste, renovação ou rescisão não precisa ser montado do zero. Crie modelos para cada um, ou clone um documento parecido já enviado, e guarde na pasta do imóvel. Assim, quem pegar o contrato daqui a dois anos encontra a história completa em um lugar só.
A proposta de compra e a autorização de venda seguem a rotina acima. A escritura, a transferência e o registro do imóvel são outra história: atos desse tipo exigem assinatura qualificada, com certificado digital ICP-Brasil, e cada cartório tem procedimentos próprios.
Antes de enviar qualquer documento que vá para cartório, confirme com o cartório o que ele aceita. Se for necessária assinatura qualificada, as partes precisam de certificado digital ICP-Brasil, e a ClickDocs aceita certificados A1 e A3. A diferença entre assinatura simples, avançada e qualificada está em validade jurídica.
O inquilino pode recusar o contrato? Pode. Na recusa, ele informa o motivo obrigatoriamente, e você sabe exatamente qual cláusula precisa conversar.
O cliente consegue rever o contrato depois? Sim, pelo portal do assinante: ele entra com um código recebido por e-mail ou SMS e vê os documentos que recebeu.
Tenho mais de uma unidade. A ClickDocs separa os documentos por loja (unidade) e controla permissões por usuário. A quantidade de lojas depende do plano.
Se quiser aprofundar o contrato em si, o post sobre contrato de locação trata das cláusulas. E a visão completa de como a ClickDocs atende o setor está em assinatura eletrônica para imobiliárias.
Este texto é informativo e não substitui orientação jurídica.
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