Um plano em cinco etapas para sair do papel com os contratos da empresa: começar pelo documento certo, treinar a equipe e migrar sem travar a operação.
Sair do papel não precisa ser um projeto de meses nem uma virada de chave num fim de semana. O caminho que funciona para pequena e média empresa é gradual: escolher um documento, rodar com ele até virar hábito e só então trazer o próximo. Abaixo está um plano em cinco etapas para fazer isso sem parar a operação.
Antes do plano, vale conhecer os motivos mais comuns de a mudança não pegar:
O plano abaixo foi pensado para evitar cada um desses pontos.
Pegue uma folha e liste todos os documentos que a empresa assina com clientes, fornecedores e equipe. Para cada um, anote:
| Documento | Quantos por mês (aproximado) | Quem envia | Quem assina | Dor atual |
|---|---|---|---|---|
| Ordem de serviço | muitos | Técnico | Cliente e técnico | Papel se perde no carro |
| Contrato de locação | alguns | Comercial | Locatário e fiador | Fiador mora longe |
| Contrato de prestação de serviço | alguns | Dono | Cliente | Demora para voltar assinado |
| Orçamento aprovado | muitos | Vendedor | Cliente | Aprovação “de boca” |
Não precisa de número exato. O objetivo é enxergar onde o papel mais atrapalha.
Aproveite para responder duas perguntas:
O primeiro documento define se a equipe vai confiar na mudança. Escolha um que seja:
Na maioria das empresas, o candidato natural é o orçamento aprovado ou a ordem de serviço. Contratos com fiador, muitas partes ou negociação longa ficam para depois.
Deixe fora da primeira etapa os documentos que exigem formalidade específica, até ter certeza do que é exigido em cada caso.
Uma semana de preparação economiza um mês de improviso.
Transforme o documento em modelo. Pegue o texto atual, revise as cláusulas e marque os campos que mudam: nome, CPF ou CNPJ, endereço, CEP, valor, data. Assim ninguém edita contrato na mão. Veja como funciona em modelos com campos dinâmicos.
Organize a casa. Crie as pastas que vai usar, importe os contatos que já tem numa planilha e configure logo e cores da empresa, para o cliente reconhecer de onde vem o documento. Se precisar de ideias para a estrutura, veja como organizar contratos da empresa.
Defina o padrão de envio. Decida uma vez, para aquele documento:
Defina usuários e permissões. Quem vai usar o sistema e o que cada pessoa pode acessar.
Comece com uma pessoa ou uma equipe e um documento, por algumas semanas.
Durante o piloto:
Os tropeços do piloto viram ajustes no modelo e no padrão de envio. Muitos deles estão listados em erros comuns na assinatura eletrônica.
Quando o primeiro documento roda sem ninguém precisar perguntar nada, traga o próximo da lista da etapa 1. Uma sequência que costuma funcionar:
A cada novo documento, repita a etapa 3: modelo, padrão de envio, permissões. E só depois de alguns documentos rodando, desligue de vez o caminho do papel para aqueles tipos.
Não faça deles um pré-requisito. Contrato já assinado em papel continua válido e pode seguir arquivado como está. O que muda é daqui para a frente:
Assim o arquivo de papel diminui sozinho com o tempo, sem um mutirão de digitalização travando a equipe.
Cada empresa tem seu ritmo, mas uma sequência possível é esta:
| Momento | O que fazer |
|---|---|
| Primeira semana | Mapear documentos e escolher o primeiro |
| Segunda semana | Montar o modelo, pastas, contatos e padrão de envio |
| Semanas seguintes | Piloto com uma equipe e um documento |
| Depois do piloto | Ajustar e trazer o segundo documento |
| A cada renovação | Migrar o contrato do cliente antigo |
Se quiser montar o primeiro modelo e testar o fluxo com a equipe, o teste grátis é um bom lugar para o piloto.
Comece a assinar sem papel
Envie o primeiro documento e veja como fica para quem assina.
ProdutividadeBaixar o PDF do sistema e subir em outra ferramenta custa tempo e gera erro. Veja o que muda quando pedidos, OS e contratos vão para assinatura a partir do ERP.
ContratosArquivo, signatários, campos, autenticação e prazo: o checklist de contrato para revisar em poucos minutos e não ter documento voltando por erro bobo.
ProdutividadePrazo de expiração, lembretes automáticos e reenvio: como cobrar assinatura do cliente com educação, sem ligar toda hora e sem deixar o contrato esquecido.
