Baixar o PDF do sistema e subir em outra ferramenta custa tempo e gera erro. Veja o que muda quando pedidos, OS e contratos vão para assinatura a partir do ERP.
Em muitas empresas, assinar um pedido ou um contrato ainda funciona assim: gerar o PDF no sistema de gestão, baixar, abrir a ferramenta de assinatura, subir o arquivo, cadastrar o cliente de novo e, depois, lembrar de conferir se ele assinou. São cinco passos para uma tarefa que deveria ser um.
Quando a assinatura acontece a partir do próprio ERP, a maior parte desse caminho some. Este texto mostra onde está o custo escondido do “baixa e sobe”, o que muda com a integração e como avaliar se faz sentido para a sua empresa.
Cada passo parece pequeno. Multiplicado por dezenas de documentos por mês, vira horas de trabalho repetido.
O pedido mudou depois que o PDF foi baixado. O cliente assina a versão antiga, e ninguém percebe até a entrega.
O cliente existe no ERP e, de novo, na ferramenta de assinatura. Telefone atualizado em um lugar e não no outro, e o link vai para o número errado.
O contrato foi aprovado, mas a pessoa que deveria mandar para assinatura estava de folga. O cliente começa a usar o serviço sem nada assinado.
Para saber se um pedido foi assinado, alguém precisa procurar em outra ferramenta. Na hora de uma discussão, isso atrasa a resposta.
Na ClickDocs, a integração é com o GestãoClick. Os registros do ERP vão para assinatura sem exportar PDF e subir em outro sistema. Funciona em:
| Registro do GestãoClick | Uso comum |
|---|---|
| Pedidos de venda | Cliente confirma o pedido |
| Ordens de serviço | Cliente aprova o serviço; técnico e vendedor também assinam |
| Orçamentos | Aprovação registrada |
| Cotações e compras | Documentos de compra |
| Atendimentos | Registro do atendimento |
| Locações | Contrato de locação |
| Contratos e serviços recorrentes | Condições do serviço |
Em pedidos e contratos, o documento pode ser gerado automaticamente quando o registro muda de situação no GestãoClick. O envio deixa de depender de alguém lembrar.
Na ordem de serviço, além do cliente, o técnico e o vendedor assinam. Fica registrado quem atendeu, quem executou e quem aprovou. O post sobre ordem de serviço assinada pelo cliente detalha essa rotina.
Integrado ou não, o documento tem os mesmos recursos:
Veja como fica um atendimento típico de uma empresa de serviços que usa o GestãoClick:
Em nenhum momento alguém precisou baixar um PDF do ERP e subir o arquivo em outra ferramenta.
| “Baixa e sobe” | Integrado ao ERP | |
|---|---|---|
| Passos para enviar | Vários, em duas ferramentas | A partir do registro do ERP |
| Risco de versão errada | Alto | Menor, o documento sai do registro |
| Envio depende de alguém lembrar | Sempre | Não, em pedidos e contratos com geração automática |
| Signatários da OS | Cadastrados um a um | Cliente, técnico e vendedor |
A ClickDocs funciona sozinha: você envia PDFs (até 10 arquivos juntados em um único PDF), gera documentos a partir de modelos com campos dinâmicos e acompanha tudo no painel. Para quem tem sistema próprio, existe uma API pública para documentos, contatos, modelos, pastas e usuários.
Faça um teste simples durante uma semana:
Se a maioria dos documentos já nasce no sistema de gestão, assinar fora dele é trabalho duplicado.
Integração não dispensa organização. Antes de ligar a assinatura nas telas do ERP:
Os detalhes de telas e recursos estão em integração com o GestãoClick.
Comece a assinar sem papel
Envie o primeiro documento e veja como fica para quem assina.
ContratosArquivo, signatários, campos, autenticação e prazo: o checklist de contrato para revisar em poucos minutos e não ter documento voltando por erro bobo.
ProdutividadePrazo de expiração, lembretes automáticos e reenvio: como cobrar assinatura do cliente com educação, sem ligar toda hora e sem deixar o contrato esquecido.
ContratosPastas, nomes padronizados, busca, situações e relatórios: um método simples para organizar contratos da empresa e achar qualquer documento em segundos.
