O que é um documento digitalizado?
Um documento digitalizado é a versão eletrônica de um documento físico, criada por meio da conversão com scanner, câmera ou aplicativos específicos. Ao digitalizar, você transforma o conteúdo impresso em um arquivo que pode ser visualizado e armazenado em dispositivos eletrônicos, como computadores, celulares e sistemas de nuvem.
É importante saber que a digitalização não altera o conteúdo do documento original — ela apenas converte sua forma de papel para digital. E isso facilita o acesso, a organização, a distribuição e, claro, a preservação desses arquivos no longo prazo.
Diferença entre documento digital e digitalizado
Embora pareçam semelhantes, documento digital e documento digitalizado não são o mesmo:
- Documento digital: é aquele criado originalmente em meio eletrônico, como contratos assinados por sistemas online, planilhas de Excel, arquivos em Word ou PDFs gerados digitalmente. Esses documentos nunca existiram em papel.
- Documento digitalizado: é a reprodução eletrônica de um documento que foi impresso ou manuscrito. Ele nasce físico e depois é convertido em formato digital por meio de escaneamento ou fotografia.
Essa distinção é essencial, especialmente quando falamos de validade jurídica e autenticação — temas que abordaremos a seguir.
Documentos digitalizados têm validade jurídica?
Sim, documentos digitalizados podem ter validade jurídica — mas existem regras e cuidados para que isso aconteça. A digitalização, por si só, não garante que o documento terá o mesmo peso legal de um original em papel. Para isso, é preciso seguir alguns critérios estabelecidos pela legislação brasileira.
Um ponto importante é que nem todo documento precisa ser autenticado após a digitalização, mas alguns exigem comprovação de que não foram alterados e que representam fielmente o conteúdo original.
O que diz a legislação brasileira?
A principal norma que trata da validade de documentos digitalizados no Brasil é o Decreto nº 10.278/2020, que regulamenta a digitalização com valor legal. Segundo esse decreto, para que um documento digitalizado tenha o mesmo valor do original, ele deve cumprir alguns requisitos, como:
- Ser digitalizado com resolução adequada (mínimo de 300 dpi);
- Preservar a integridade e legibilidade das informações;
- Utilizar formato de arquivo seguro (geralmente PDF/A);
- Ser assinado digitalmente com certificado digital ICP-Brasil, especialmente em ambientes onde a autenticidade e integridade são fundamentais.
Além disso, a Medida Provisória nº 2.200-2/2001, que criou a ICP-Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas), reforça o uso da assinatura digital para garantir a validade jurídica de documentos eletrônicos, incluindo os digitalizados.
Ou seja: um documento escaneado pode sim ser aceito legalmente, desde que esteja em conformidade com essas normas e, preferencialmente, tenha sido assinado digitalmente.
Quando é necessário autenticar um documento digitalizado?
Nem todo documento digitalizado precisa ser autenticado, mas em alguns casos a autenticação é essencial — especialmente quando você vai usá-lo em processos legais, junto a órgãos públicos ou quando for necessário comprovar a veracidade do conteúdo.
De forma geral, a autenticação é recomendada quando:
- O documento original precisa ser arquivado com valor legal (ex: contratos, procurações, certidões);
- Você precisa apresentar o arquivo digital em processos judiciais ou administrativos;
- A empresa ou instituição exigente solicita validade jurídica comprovada;
- O documento será armazenado digitalmente e o original descartado (nesse caso, o processo deve seguir regras do Decreto 10.278/2020).
A autenticação pode ser feita por meio da assinatura digital com certificado ICP-Brasil, o que garante que o documento digitalizado é verdadeiro e não foi modificado após a digitalização.
Além disso, em algumas situações específicas, cartórios ainda exigem a autenticação manual antes da digitalização — por isso, sempre vale consultar a legislação específica ou a instituição responsável antes de transformar arquivos físicos em digitais com valor legal.
Vantagens de digitalizar documentos físicos
Digitalizar documentos físicos vai muito além de simplesmente economizar espaço. Essa prática transforma como as empresas lidam com a informação, oferecendo mais agilidade, segurança e organização no dia a dia.
1. Mais controle sobre os documentos
Com documentos digitalizados, fica mais fácil organizar, localizar e acessar informações importantes. Sistemas digitais permitem classificar os arquivos por tipo, data, assunto ou cliente, melhorando a eficiência da gestão documental.
2. Economia de espaço
Pilha de papéis, armários lotados e salas de arquivo deixam de ser um problema. Arquivos digitalizados ocupam espaço virtual, permitindo liberar ambientes físicos e economizar com estrutura.
3. Aumento da produtividade
Ao digitalizar, os processos se tornam mais rápidos e menos burocráticos. Equipes gastam menos tempo procurando documentos e mais tempo executando tarefas estratégicas.
4. Facilitação da rotina dos setores
Áreas como financeiro, RH e jurídico se beneficiam com a digitalização, pois conseguem compartilhar e consultar documentos com rapidez, inclusive de forma remota.
5. Segurança
Documentos digitais podem ser protegidos com senha, criptografia e backup em nuvem, o que reduz riscos de extravio, roubo ou danos físicos como incêndios ou enchentes.
6. Atendimento ao cliente aprimorado
Com acesso rápido a contratos, comprovantes ou históricos, o atendimento se torna mais ágil e eficaz — o que melhora a experiência do cliente e transmite mais profissionalismo.
7. Recuperação em desastres facilitada
Empresas que enfrentam perdas por desastres naturais ou falhas técnicas têm muito mais facilidade para se recuperar quando seus documentos estão digitalizados e salvos na nuvem.
8. Atenção ao compliance regulatório
A digitalização facilita o cumprimento de normas legais e fiscais, como a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados), que exige controle e proteção de informações pessoais.
9. Melhora na tomada de decisão
Com informações bem organizadas e acessíveis, é mais fácil tomar decisões com base em dados confiáveis, históricos e registros disponíveis em poucos cliques.
Como digitalizar documentos?
Digitalizar documentos é um processo que pode ser simples, desde que feito com organização e os equipamentos certos. Empresas de todos os portes podem implementar esse processo internamente ou contar com serviços especializados.
Passo a passo para a digitalização de documentos
- Selecione os documentos: escolha os arquivos que precisam ser digitalizados. Pode ser um contrato, comprovante, ficha cadastral ou qualquer outro documento físico relevante para seu negócio.
- Prepare o material: remova clipes, grampos e certifique-se de que as páginas estão limpas e sem dobras. Isso evita falhas no escaneamento.
- Escolha um bom equipamento: para uso profissional, o ideal é utilizar um scanner com boa resolução (mínimo 300 dpi para textos e até 600 dpi para documentos técnicos ou detalhados). Aplicativos de celular também são uma opção para digitalizações mais simples e pontuais.
- Digitalize com atenção: configure o scanner para salvar os arquivos em PDF ou TIFF, que são os formatos mais recomendados. Certifique-se de que todas as páginas foram escaneadas corretamente e que o conteúdo está legível.
- Organize os arquivos: nomeie os documentos de forma padronizada, incluindo data e tipo de documento. Exemplo: Contrato_Cliente_X_2024.pdf. Armazene em pastas separadas por cliente, data ou categoria.
- Aplique proteção, se necessário: para documentos confidenciais, utilize senhas, criptografia ou plataformas seguras de armazenamento em nuvem.
- Assine digitalmente (quando necessário): se o documento digitalizado precisa ter valor legal, aplique uma assinatura digital com certificado ICP-Brasil. Isso garante autenticidade e integridade, principalmente em ambientes jurídicos e corporativos.
Digitalização e assinatura digital: uma dupla que valida e protege
Digitalizar um documento resolve parte do problema: transforma o físico em digital. Mas, se a intenção for garantir autenticidade, integridade e validade jurídica, só digitalizar não é suficiente — é aí que entra a assinatura digital.
Essa combinação é especialmente importante quando você precisa descartar o original em papel ou usar o documento em processos legais e negociações com órgãos públicos ou empresas privadas.
A assinatura digital utiliza um certificado digital (como o ICP-Brasil) para comprovar que o documento não foi alterado e foi assinado por uma pessoa ou empresa específica. Isso dá segurança jurídica e elimina a necessidade do papel.
Exemplo prático:
Você digitaliza um contrato físico com um cliente e precisa arquivá-lo digitalmente. Para que esse contrato digitalizado tenha o mesmo valor jurídico do original, você pode assiná-lo digitalmente com um certificado válido. Assim, ele será aceito em auditorias, ações judiciais e outras situações formais.
Saiba tudo sobre assinatura digital em: “Assinatura digital: tudo que você precisa saber”.
Como garantir segurança e autenticidade com documentos digitalizados
Ao digitalizar documentos, é essencial não apenas converter o arquivo físico em digital, mas também garantir que esse novo formato seja seguro, autêntico e confiável. Isso evita fraudes, perda de dados e problemas legais — especialmente se sua empresa for auditada ou precisar apresentar documentos como prova.
Veja as principais práticas para proteger documentos digitalizados:
1. Assine digitalmente com certificado ICP-Brasil
Se o documento exige validade jurídica, aplique uma assinatura digital. Essa tecnologia usa criptografia para garantir que:
- O conteúdo não foi alterado;
- O signatário é quem diz ser;
- O arquivo é juridicamente aceito, inclusive em ambientes públicos e judiciais.
2. Utilize softwares de gestão de documentos
Sistemas especializados ajudam a organizar, proteger e controlar o acesso a arquivos digitalizados. Eles permitem:
- Criar trilhas de auditoria;
- Controlar quem acessou ou modificou o documento;
- Armazenar em nuvem com backups automáticos.
3. Implemente controles de acesso
Nem todos os colaboradores precisam ver todos os documentos. Configure permissões e restrinja o acesso com base em cargos e responsabilidades.
4. Faça backups regulares
Evite perdas causadas por falhas técnicas, ataques virtuais ou exclusões acidentais. Tenha cópias atualizadas dos documentos digitalizados, preferencialmente em nuvens criptografadas.
5. Capacite sua equipe
Ensine boas práticas de digitalização e segurança de documentos. Um colaborador desatento pode colocar todo o acervo em risco.
6. Monitore e atualize suas ferramentas
Revise periodicamente os sistemas e procedimentos de digitalização e segurança. Tecnologias e ameaças evoluem — sua proteção também precisa acompanhar.
Conclusão
A digitalização de documentos não é apenas uma tendência — é uma necessidade para empresas que desejam mais agilidade, organização e segurança nas rotinas administrativas.
Mas, mais do que apenas escanear papéis, é fundamental entender como manter a validade jurídica, proteger os dados e garantir a autenticidade dos arquivos.
Com as ferramentas certas e boas práticas, digitalizar se torna um passo estratégico para reduzir custos, ganhar tempo e modernizar a gestão do seu negócio.
E se combinada com assinatura digital, a digitalização transforma totalmente a forma como você lida com contratos, formulários e documentos do dia a dia.
