Qual a diferença entre assinatura digital e eletrônica?

O que é assinatura digital?

A assinatura digital é uma tecnologia que permite assinar documentos eletrônicos com segurança e validade jurídica.

Diferente da assinatura manuscrita ou de um simples clique para “aceitar termos”, ela usa criptografia e um certificado digital para garantir que o documento não foi alterado e que a pessoa que assinou é, de fato, quem diz ser.

Essa assinatura é vinculada a uma chave privada (do assinante) e validada por uma chave pública (do sistema), o que torna a autenticação muito mais segura e aceita legalmente em diversos processos — inclusive junto ao governo, bancos, cartórios e empresas de grande porte.

Quais são os tipos de assinatura digital?

A assinatura digital pode ser feita de diferentes formas, dependendo do tipo de certificado utilizado:

• Certificado A1: armazenado diretamente no computador ou na nuvem. É válido por 1 ano e facilita integrações com sistemas.
• Certificado A3: armazenado em token USB ou cartão com leitora. É portátil e tem validade de até 3 anos. Ideal para quem precisa assinar documentos de diferentes dispositivos com segurança física.

Ambos os tipos seguem padrões da ICP-Brasil e têm o mesmo peso jurídico — a escolha depende mais do uso e da rotina do usuário.

Assinatura digital e digitalizada são a mesma coisa?

Não! Essa é uma confusão bem comum.

• Assinatura digitalizada é apenas uma imagem da sua assinatura manuscrita escaneada e colada em um documento. Ela não tem valor legal por si só e pode ser facilmente falsificada.
  Assinatura digital, por outro lado, utiliza criptografia avançada e certificado digital para validar a identidade do assinante e garantir que o documento não foi alterado após a assinatura.

Ou seja: digitalizar sua assinatura não garante segurança nem validade jurídica. Já a assinatura digital, sim.

Saiba tudo sobre assinatura digital em (breve): “Assinatura digital: tudo que você precisa saber”.

Como a assinatura digital é feita?

Assinar um documento digitalmente é muito mais simples do que parece — e totalmente seguro. O processo pode variar um pouco de acordo com a plataforma utilizada, mas, em geral, segue um fluxo parecido com este:

1. Você obtém um certificado digital junto a uma Autoridade Certificadora.
2. Instala esse certificado no seu computador, dispositivo móvel ou o utiliza via token/cartão (dependendo se for A1 ou A3).
3. Acessa uma plataforma compatível com assinatura digital, como a ClickDocs.
4. Faz o upload do documento e assina com apenas alguns cliques — o sistema insere a assinatura criptografada automaticamente, associando-a ao seu certificado.

Esse processo garante que:

• O documento não seja alterado após a assinatura;
• A assinatura seja exclusiva, inviolável e vinculada à identidade do usuário.

Assinatura digital e certificado digital

O certificado digital é a base da assinatura digital. Ele funciona como uma espécie de “documento de identidade eletrônico”, que comprova quem você é no mundo digital. É emitido por uma Autoridade Certificadora (AC) e contém suas informações criptografadas, como nome, CPF ou CNPJ, e a validade do certificado.

Existem dois tipos principais:

• Pessoa Física (e-CPF): para assinar documentos como indivíduo;
• Pessoa Jurídica (e-CNPJ): para assinar em nome da empresa.

Sem o certificado digital, não é possível realizar uma assinatura digital válida. É ele quem confere segurança, autenticidade e valor legal ao processo de assinatura.

O que é assinatura eletrônica?

A assinatura eletrônica é um termo mais amplo que se refere a qualquer forma de validar um documento ou dar aceite por meio digital. Ao contrário da assinatura digital, ela não exige um certificado digital emitido por uma autoridade certificadora, o que torna seu uso mais simples e acessível.

Ela pode ser feita, por exemplo, com:

• Um clique em “Aceito os termos”;
• O preenchimento de dados e envio de um formulário;
• Um código de verificação enviado por SMS ou e-mail;
• Até mesmo o reconhecimento facial ou biometria.

Seu principal objetivo é comprovar que o usuário realmente leu e concordou com o conteúdo de um documento — e o sistema registra data, hora, IP, e outros dados da ação para garantir autenticidade.

Quais são os tipos de assinatura eletrônica?

A Lei nº 14.063/2020 reconhece diferentes níveis de assinatura eletrônica, dependendo do grau de segurança exigido:

• Assinatura eletrônica simples
  Usa dados básicos como e-mail, senha, ou confirmação via código. Serve para contratos de baixo risco, cadastros e documentos do dia a dia.
• Assinatura eletrônica avançada
  Permite identificar de forma inequívoca o signatário, muitas vezes por meio de autenticação em dois fatores, biometria, ou uso de dados já cadastrados. É indicada para contratos mais sensíveis, como comerciais e de prestação de serviços.
• Assinatura eletrônica qualificada
  Equivalente à assinatura digital, pois exige o uso de um certificado digital ICP-Brasil. É usada em documentos com exigência legal mais rigorosa.

Quais as vantagens da assinatura eletrônica?

A assinatura eletrônica vem ganhando cada vez mais espaço porque oferece uma série de benefícios, principalmente para empresas e profissionais que precisam de agilidade e praticidade. Veja as principais vantagens:

• Sem burocracia: não exige token, certificado digital nem instalação de software.
• Mais agilidade no fechamento de documentos: contratos e termos podem ser assinados de qualquer lugar, em segundos.
• Custo reduzido: geralmente é mais barata do que a assinatura digital, o que a torna ideal para documentos de rotina.
• Acessível para todos os perfis de usuário: desde MEIs até grandes empresas, qualquer pessoa com acesso à internet pode utilizar.

Conheça a assinatura eletrônica em (breve): “O que é assinatura eletrônica?”.

Como a assinatura eletrônica é feita?

A assinatura eletrônica é muito prática e pode ser feita em poucos passos, sem necessidade de certificado digital ou instalação de programas. Tudo o que o usuário precisa é de acesso à internet e, em alguns casos, um e-mail ou número de celular.

Veja como o processo geralmente funciona:

1. O responsável pelo documento envia o arquivo (como um contrato ou termo de aceite) por uma plataforma de assinatura eletrônica.
2. O signatário recebe um link por e-mail ou SMS, acessa o documento e lê seu conteúdo.
3. Para assinar, basta confirmar a identidade — isso pode ser feito com uma senha, um código de verificação, ou um clique em um botão como “Li e aceito”.
4. A plataforma registra data, hora, endereço IP e outros dados técnicos para garantir a autenticidade da assinatura.
5. O documento assinado é salvo em PDF, com um selo de verificação indicando que foi validado eletronicamente.

Esse processo pode ser ainda mais completo em plataformas como a ClickDocs, que organizam os documentos, oferecem trilhas de assinatura com múltiplos usuários e permitem o armazenamento seguro dos arquivos.

Assinatura digital x eletrônica: diferenças técnicas

Embora ambas sejam usadas para assinar documentos online, assinatura digital e assinatura eletrônica têm características técnicas bem diferentes — especialmente no que diz respeito à forma de autenticação e ao nível de segurança.

Certificado digital, criptografia, tipo de autenticação

Certificado digital

• A assinatura digital exige um certificado digital ICP-Brasil, que é emitido por uma Autoridade Certificadora e funciona como uma identidade eletrônica oficial.
• Já a assinatura eletrônica não precisa de certificado, podendo ser feita com métodos mais simples como confirmação por e-mail, senha ou biometria.

Criptografia

• A assinatura digital utiliza criptografia de chave pública e privada, garantindo que o documento não foi alterado após a assinatura e que o signatário é realmente quem diz ser.
• A assinatura eletrônica pode ou não usar criptografia, dependendo da plataforma e do nível de autenticação exigido. Em geral, os dados de quem assina são registrados e protegidos, mas não têm a mesma camada técnica de segurança da assinatura digital.

Tipo de autenticação

• Na assinatura digital, a autenticação é feita por meio do certificado digital pessoal, o que torna o processo mais seguro e juridicamente robusto.
• Na assinatura eletrônica, a autenticação pode variar: códigos por SMS, senhas, reconhecimento facial, e-mail, login em plataforma, entre outros. É mais flexível, porém exige atenção à plataforma escolhida para garantir confiabilidade.

Em resumo: ambas têm validade jurídica, mas a assinatura digital é mais técnica e robusta, enquanto a assinatura eletrônica é mais prática e acessível, especialmente para documentos de menor risco legal.

Conheça sobre a criptografia em (breve): “O que é criptografia?”.

Quando usar cada tipo de assinatura?

Para saber quando escolher a assinatura digital ou a eletrônica, pense em três categorias de uso comuns no dia a dia de quem empreende ou trabalha com processos digitais:

Documentos legais, processos internos, contratos com clientes

Documentos legais

Esses exigem um nível alto de segurança, autenticidade e validade jurídica. Envolvem cláusulas complexas, risco jurídico ou exigências de órgãos reguladores.

Use assinatura digital em:

• Contratos com o governo ou prefeituras;
• Documentos cartoriais;
• Procurações, declarações públicas, escrituras;
• Notas fiscais eletrônicas e obrigações contábeis com envio ao Fisco.

Processos internos

São documentos que circulam dentro da empresa e que, embora tenham valor administrativo, não exigem certificado digital.

Use assinatura eletrônica em:

• Aprovações de políticas internas;
• Termos de confidencialidade (NDA);
• Comunicação entre departamentos;
• Termos de uso interno, como cessão de equipamentos ou adiantamentos

Contratos com clientes e parceiros

Dependendo do risco jurídico e do valor envolvido, você pode usar assinatura digital ou eletrônica. Em geral, a assinatura eletrônica já é suficiente para:

• Contratos de prestação de serviço;
• Propostas comerciais com aceite formal;
• Termos de adesão a planos ou produtos;
• Recibos e declarações de entrega.

Se o contrato envolver valores altos, cláusulas sensíveis ou cobrança judicial, a assinatura digital pode ser uma escolha mais segura.

Validade jurídica: ambas são reconhecidas?

Sim, tanto a assinatura digital quanto a assinatura eletrônica têm validade jurídica no Brasil — desde que sejam usadas de forma adequada e com meios de autenticação confiáveis.

A legislação que dá base legal é a Lei nº 14.063/2020, que regulamenta o uso de assinaturas eletrônicas em documentos públicos e privados. Ela classifica os tipos de assinatura conforme o nível de exigência legal e segurança envolvida:

• Assinatura eletrônica simples: válida para documentos de menor risco, como termos de aceite, formulários, comunicações internas e propostas.
• Assinatura eletrônica avançada: utilizada em documentos com valor jurídico moderado, desde que possa identificar claramente o signatário e garantir a integridade do documento.
• Assinatura qualificada (assinatura digital): exigida para documentos com valor legal elevado, como processos com o governo, registros cartoriais ou obrigações fiscais. É feita com certificado digital ICP-Brasil.

Importante: mesmo a assinatura eletrônica simples pode ser reconhecida em juízo, desde que o processo de autenticação e o registro da assinatura tenham sido bem feitos.

Por isso, escolher uma plataforma confiável é tão importante quanto o tipo de assinatura em si. Soluções como a ClickDocs armazenam os dados do signatário, o histórico de assinatura, IP, data e hora — o que dá segurança jurídica ao processo

Como escolher o tipo ideal para sua empresa?

Agora que você já sabe as diferenças entre assinatura digital e eletrônica, o próximo passo é entender qual faz mais sentido para sua rotina, seu tipo de documento e o nível de exigência legal envolvido.

Aqui vão algumas orientações práticas para facilitar essa decisão:

1. Avalie o tipo de documento que você precisa assinar

• Se são documentos simples e rotineiros, como contratos com clientes, cadastros, recibos ou termos internos, a assinatura eletrônica é suficiente.
• Para documentos que exigem validade legal elevada, como contratos com órgãos públicos, documentos contábeis ou jurídicos, a assinatura digital com certificado ICP-Brasil é a mais indicada.

2. Pense no seu volume de assinaturas

Se você assina poucos documentos por mês, a assinatura digital pode ser usada em soluções pontuais. Mas se o volume for alto e o tempo for um fator importante, uma plataforma de assinatura eletrônica automatizada pode agilizar o fluxo.

3. Considere segurança e rastreabilidade

Plataformas como a ClickDocs oferecem:

• Registro completo do processo (IP, data, hora);
• Backup automático dos arquivos assinados;
• Opções de assinatura eletrônica e digital no mesmo sistema.

Isso ajuda a garantir segurança jurídica e organização dos documentos, além de facilitar o trabalho de equipes, contadores e clientes.

4. Combine os dois tipos, se necessário

Muitas empresas adotam os dois modelos:

• Assinatura eletrônica para contratos do dia a dia;
• Assinatura digital para documentos mais formais ou obrigatórios por lei.

Ter flexibilidade e uma plataforma confiável é o que realmente faz a diferença na rotina.

Conclusão

Agora que você entende a diferença entre assinatura digital e assinatura eletrônica, fica mais fácil escolher qual delas faz sentido para o seu negócio ou rotina profissional.

Ambas são válidas juridicamente, seguras e ajudam a modernizar o jeito como lidamos com documentos — mas cada uma atende a contextos diferentes.

Se você quer praticidade, economia e agilidade para assinar contratos, propostas ou documentos do dia a dia, a assinatura eletrônica pode ser a escolha ideal. Já para documentos mais complexos ou com exigência legal específica, vale optar pela assinatura digital com certificado.

Quer assinar documentos online com rapidez, segurança e sem complicação? O ClickDocs pode te ajudar, a plataforma pensada para simplificar sua rotina com assinatura digital e eletrônica, tudo em um só lugar.