Por que digitalizar o fluxo de contratos?
Digitalizar o fluxo de contratos significa substituir processos manuais, como impressão, envio físico e arquivamento em papel, por soluções tecnológicas que agilizam a criação, assinatura e gestão de documentos.
Com plataformas digitais e assinaturas eletrônicas, empresas de todos os tamanhos podem melhorar a eficiência e reduzir erros. Abaixo, destacamos três benefícios principais dessa transição.
1. Agilidade
A digitalização reduz drasticamente o tempo necessário para criar, assinar e gerenciar contratos. Em vez de esperar dias para enviar um documento por correio ou courier, você pode enviá-lo por e-mail ou plataforma digital e receber a assinatura em minutos.
Por exemplo, uma empresa que fecha contratos de vendas pode usar uma ferramenta como ClickDocs para enviar, assinar e devolver documentos em tempo real, acelerando negociações.
Além disso, plataformas digitais permitem automatizar etapas, como lembretes para assinaturas pendentes ou notificações de prazos, eliminando atrasos causados por falhas humanas.
Essa agilidade é essencial para negócios que dependem de contratos rápidos, como imobiliárias ou startups.
2. Economia
Gerenciar contratos em papel gera custos com impressão, transporte, armazenamento e até extravios. Uma solução digital corta essas despesas ao eliminar a necessidade de materiais físicos e reduzir o tempo gasto por funcionários em tarefas manuais.
Segundo estudos, empresas que adotam fluxos digitais podem economizar até 80% em custos operacionais relacionados a documentos.
Outro ponto é a redução de erros, como contratos perdidos ou assinaturas inválidas, que podem gerar custos legais ou retrabalho. Com uma plataforma digital, tudo é centralizado, seguro e acessível, diminuindo gastos desnecessários.
3. Rastreabilidade
Com contratos digitais, você tem total visibilidade sobre o status de cada documento. Plataformas como ClickDocs oferecem históricos detalhados, mostrando quem visualizou, assinou ou editou o contrato e quando.
Essa rastreabilidade é crucial para auditorias, disputas legais ou simplesmente para acompanhar o progresso de uma negociação.
Além disso, os documentos digitais são armazenados em nuvem, facilitando o acesso de qualquer lugar e garantindo que não sejam perdidos, ao contrário de arquivos físicos. Isso aumenta a segurança e a confiança no processo.
Leia também: “O que é digitalização de documentos?”.
Desafios comuns em processos contratuais manuais
Antes de migrar para uma solução digital, é importante entender os problemas dos processos manuais que justificam a mudança. Gerenciar contratos em papel ou com métodos parcialmente digitais (como e-mails sem integração) pode trazer os seguintes desafios:
- Lentidão: enviar contratos por correio, aguardar assinaturas físicas e arquivar documentos manualmente consome tempo valioso. Por exemplo, um contrato de prestação de serviços pode levar dias para ser finalizado, atrasando projetos.
- Erros humanos: esquecer de enviar um documento, perder uma assinatura ou arquivar um contrato no lugar errado são falhas comuns que geram retrabalho e até prejuízos financeiros.
- Falta de organização: arquivos físicos ou pastas desorganizadas em computadores dificultam encontrar contratos antigos, especialmente durante auditorias ou disputas legais.
- Custos elevados: impressão, transporte, armazenamento e gerenciamento manual aumentam os gastos operacionais, especialmente para empresas com alto volume de contratos.
- Riscos de segurança: contratos em papel podem ser perdidos, danificados ou acessados por pessoas não autorizadas, comprometendo informações confidenciais.
Esses desafios mostram por que a digitalização é uma solução prática e necessária para empresas modernas. Ao migrar, você elimina esses obstáculos e ganha eficiência.
O que considerar antes de migrar?
Antes de implementar uma solução digital para seus contratos, é preciso avaliar alguns fatores para garantir uma transição suave e eficaz. Abaixo, listamos três pontos-chave que você deve analisar com cuidado.
1. Segurança
A segurança dos dados é uma prioridade ao digitalizar contratos, especialmente porque eles contêm informações sensíveis, como dados pessoais ou financeiros. Certifique-se de que a plataforma escolhida oferece:
- Criptografia: os documentos devem ser protegidos por criptografia de ponta a ponta durante o envio e armazenamento.
- Autenticação: recursos como senhas, tokens ou biometria garantem que apenas pessoas autorizadas acessem os contratos.
- Conformidade legal: a solução deve seguir normas como a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) no Brasil e padrões internacionais, como GDPR, se aplicável.
Por exemplo, plataforma como ClickDocs cumprem essas exigências, garantindo que seus contratos estejam protegidos contra vazamentos ou fraudes.
2. Integração
A solução digital deve se integrar aos sistemas que sua empresa já usa, como CRMs, ERPs ou ferramentas de contabilidade. Isso evita retrabalho e facilita a automação. Por exemplo, um contrato assinado digitalmente pode ser automaticamente registrado no CRM, atualizando o status de um cliente.
Verifique se a plataforma suporta APIs ou integrações nativas com suas ferramentas atuais. Essa compatibilidade reduz o tempo de adaptação e melhora a eficiência do fluxo de trabalho.
3. Compatibilidade com seu modelo de negócio
Nem todas as soluções digitais são ideais para todos os negócios. Considere o tamanho da sua empresa, o volume de contratos e as necessidades específicas do seu setor. Por exemplo:
- Pequenas empresas: podem optar por plataformas simples e acessíveis, que oferecem recursos básicos de assinatura e gestão.
- Grandes empresas: precisam de soluções robustas, como Adobe Sign ou DocuSign, com suporte para alto volume, fluxos complexos e relatórios avançados.
- Setores regulados: áreas como saúde ou financeiro exigem plataformas com certificações específicas para garantir conformidade.
Testar a ferramenta antes de adotá-la, com um período de trial, é uma boa prática para garantir que ela atende às suas demandas.
Passo a passo para digitalizar seu fluxo de contratos
Migrar para uma solução digital não precisa ser complicado. Com um plano bem estruturado, você pode implementar o novo fluxo de contratos de forma eficiente. Abaixo, apresentamos um passo a passo prático para começar.
1. Mapeamento
Comece mapeando seu fluxo de contratos atual. Responda a perguntas como:
- Quantos contratos sua empresa gerencia por mês?
- Quais são as etapas (criação, revisão, assinatura, arquivamento)?
- Quais os principais gargalos (ex.: atrasos, erros, custos)?
Esse diagnóstico ajuda a identificar o que precisa ser digitalizado e quais funcionalidades são prioritárias. Por exemplo, se o maior problema é o tempo de assinatura, uma plataforma com assinaturas eletrônicas rápidas será essencial.
2. Escolha da plataforma
Para digitalizar seu fluxo de contratos, selecionar a plataforma certa é essencial, e o ClickDocs se destaca como uma solução ideal para empresas de todos os tamanhos. Com uma interface intuitiva, suporte a assinaturas eletrônicas válidas no Brasil e recursos para criação, assinatura e gestão de contratos de forma ágil e segura.
3. Padronização de documentos
Padronize seus contratos para facilitar a digitalização. Crie modelos (templates) para os tipos de documentos mais comuns, como contratos de venda, prestação de serviços ou locação. Esses modelos devem incluir campos editáveis para dados variáveis, como nome do cliente ou valor.
Plataformas digitais geralmente oferecem ferramentas para criar e gerenciar modelos, reduzindo o tempo de preparação. Por exemplo, uma imobiliária pode ter um template de contrato de aluguel que é preenchido automaticamente com os dados do locatário.
O papel das assinaturas digitais e eletrônicas no processo
As assinaturas digitais e eletrônicas são o coração da digitalização de contratos, pois garantem validade jurídica sem a necessidade de documentos físicos.
No Brasil, a Medida Provisória nº 2.200-2/2001 e a Lei nº 14.063/2020 regulamentam essas assinaturas, dando a elas o mesmo valor legal de uma assinatura em papel.
- Assinatura eletrônica: usa métodos simples, como senhas, tokens ou login, para autenticar o signatário. É ideal para contratos menos formais, como acordos comerciais. Exemplo: Assinar um contrato de serviços via ClickDocs com um código enviado por e-mail.
- Assinatura digital: mais segura, usa certificados digitais (ex.: e-CPF, e-CNPJ) emitidos por autoridades certificadoras, como o ICP-Brasil. É indicada para contratos que exigem alta segurança, como transações imobiliárias.
Essas assinaturas permitem que contratos sejam assinados de qualquer lugar, em minutos, com total segurança e rastreabilidade.
Saiba mais em: “O que é assinatura eletrônica?”.
Conclusão
Migrar o fluxo de contratos para uma solução digital é um passo estratégico para qualquer empresa que busca agilidade, economia e organização. Ao entender os benefícios, superar os desafios dos processos manuais e seguir um plano claro de implementação, você pode transformar a gestão de contratos com facilidade.
As assinaturas digitais e eletrônicas são ferramentas-chave nesse processo, garantindo validade jurídica e praticidade. Use as dicas deste artigo, explore as plataformas recomendadas e, se precisar, consulte especialistas para escolher a melhor solução para seu negócio. A digitalização está ao seu alcance – comece hoje!
