Digitalização de documentos: o que é?
Digitalizar documentos é o processo de converter arquivos físicos — como contratos, boletos, notas fiscais, fichas de cadastro ou comprovantes — em arquivos digitais. Essa conversão é normalmente feita por meio de scanners, aplicativos ou câmeras que capturam a imagem do documento e a transformam em um arquivo eletrônico, como PDF, JPEG ou TIFF.
Mais do que apenas “escanear”, digitalizar documentos envolve organizar, nomear, armazenar e manter esses arquivos acessíveis de forma segura. Ou seja, é uma prática que une tecnologia, gestão e estratégia — com impacto direto na produtividade e na economia do dia a dia.
Além de liberar espaço e reduzir custos com papel, a digitalização permite que documentos sejam facilmente compartilhados, localizados por sistemas de busca e integrados a plataformas de assinatura digital, como a ClickDocs.
Diferença entre documento digitalizado e documento digital
Apesar de parecerem iguais, documento digitalizado e documento digital são coisas diferentes — e entender essa diferença é essencial para garantir a correta gestão dos seus arquivos e o cumprimento das obrigações legais.
Documento digitalizado
É aquele que nasceu no papel e foi convertido para o formato digital. Isso acontece, por exemplo, quando você escaneia um contrato assinado fisicamente e salva em PDF.
- Origem: física (papel)
- Transformado via: scanner, câmera ou app
- Pode ter validade jurídica, desde que digitalizado conforme a lei e, em alguns casos, assinado digitalmente.
Documento digital
É criado e gerido desde o início em formato eletrônico — como um contrato feito em um editor de texto, assinado digitalmente e armazenado em nuvem.
- Origem: digital
- Não passa por conversão de papel
- Já nasce com características que facilitam a verificação, controle de versões e integração com sistemas.
Resumo: todo documento digitalizado é digital, mas nem todo documento digital é digitalizado. A origem e o processo de criação fazem a diferença.
Como funciona o processo de digitalização?
A digitalização de documentos vai além de simplesmente passar uma folha no scanner. Para que esse processo tenha valor prático e, em muitos casos, validade jurídica, ele precisa seguir algumas etapas com atenção a detalhes técnicos.
É esse cuidado que garante que os arquivos fiquem legíveis, organizados e prontos para uso em sistemas digitais, auditorias, e até mesmo em processos legais.
Tipos de scanner, formatos e resolução
A escolha dos equipamentos e padrões de digitalização impacta diretamente na qualidade e na integridade dos documentos.
Tipos de scanner:
- Scanner de mesa (flatbed): ideal para pequenos volumes e documentos delicados.
- Scanner de alimentação automática (ADF): ótimo para grandes volumes — permite escanear várias folhas de uma vez.
- Scanner portátil: compacto, bom para digitalizar em locais variados, útil para profissionais que trabalham fora do escritório.
- Scanner multifuncional (impressoras): mais comum em escritórios, mas pode ter limitações em qualidade e velocidade.
Formatos de arquivo:
- PDF/A: padrão recomendado para arquivamento de documentos com valor legal, preserva layout e impede alterações.
- PDF padrão: versátil, mas menos seguro para documentos que exigem preservação a longo prazo.
- TIFF: alta qualidade e sem perda de dados, usado para documentos com valor histórico.
- JPEG: mais leve, ideal para documentos com imagens, mas com compressão que pode comprometer a fidelidade.
A resolução mínima recomendada é de 300 dpi (pontos por polegada), conforme o Decreto nº 10.278/2020, que regulamenta a digitalização com valor legal no Brasil. Essa resolução garante que o documento fique legível, com qualidade adequada para arquivamento e impressão.
Como garantir a autenticidade de documentos digitalizados?
Um dos maiores desafios da digitalização é garantir que o documento digital seja tão confiável quanto o original em papel. Para isso, é necessário aplicar algumas práticas:
1. Assinatura digital com certificado
A assinatura digital baseada em certificado ICP-Brasil é o principal recurso para garantir a autenticidade, integridade e validade jurídica de documentos digitalizados. Ela permite comprovar:
- Que o documento não foi alterado após a digitalização;
- Quem foi o responsável por validar aquele conteúdo;
- A data e a hora da assinatura.
2. Registro e controle de metadados
Plataformas de digitalização e gestão documental permitem incluir metadados como autor, data da digitalização, tipo de documento e origem. Isso facilita auditorias e comprovação de procedência.
3. Armazenamento seguro e rastreável
Use repositórios com backup, controle de acesso, criptografia e histórico de versões. Assim, mesmo que o arquivo circule entre diferentes pessoas, você saberá exatamente o que foi feito e por quem.
Como fazer a digitalização de documentos?
Para que a digitalização de documentos seja eficaz, segura e realmente útil no dia a dia, é importante seguir um processo organizado. Abaixo, mostramos um fluxo completo que pode ser aplicado em empresas de qualquer porte — inclusive para MEIs e pequenos negócios que desejam ter mais controle dos seus documentos.
1. Coleta
O primeiro passo é identificar e reunir os documentos físicos que precisam ser digitalizados. Aqui, vale separar por categorias (contratos, notas fiscais, fichas de cliente, etc.) e conferir o estado dos papéis. Evite digitalizar documentos rasurados ou danificados sem antes fazer uma análise de recuperação.
Dica: priorize os documentos com maior valor jurídico, operacional ou histórico para sua empresa.
2. Classificação
Após reunir os documentos, é hora de organizar por tipo, setor ou finalidade. Essa etapa facilita a digitalização e, principalmente, a indexação dos arquivos posteriormente.
Exemplo de classificação:
- Contratos > Clientes > 2023
- Notas Fiscais > Compras > Janeiro
- RH > Admissões > Colaborador X
Organizar desde o início evita retrabalho e agiliza buscas futuras.
3. Digitalização
Com tudo em ordem, os documentos são escaneados. Siga estas boas práticas:
- Utilize um scanner confiável;
- Ajuste para resolução mínima de 300 dpi;
- Prefira o formato PDF/A para documentos jurídicos ou fiscais;
- Digitalize em preto e branco ou escala de cinza, salvo se o documento exigir cor.
Evite digitalizações tortas, com sombras ou cortes — isso pode prejudicar a leitura automática e até a validade do arquivo.
4. Indexação
Após digitalizar, você precisa organizar e identificar os arquivos com informações úteis, como:
- Nome do arquivo (ex: contrato_maria_silva_2023.pdf)
- Palavras-chave
- Categoria ou pasta
- Data da emissão ou assinatura
A indexação facilita a busca no sistema e garante que a informação certa esteja sempre à mão.
5. Consulta
Com os documentos digitalizados e bem indexados, eles passam a estar disponíveis para consulta rápida e segura. Use sistemas de gestão documental (GED), plataformas na nuvem ou integrações com softwares de assinatura digital — como o ClickDocs.
A consulta pode ser feita por nome, data, tipo ou até conteúdo interno, caso o sistema tenha OCR (reconhecimento óptico de caracteres).
Quais documentos podem ser digitalizados?
A boa notícia é que praticamente qualquer documento físico pode ser digitalizado, desde que não haja uma exigência legal específica que obrigue sua preservação em papel original — como no caso de alguns documentos históricos ou certidões emitidas exclusivamente por cartório.
Para empresas, profissionais autônomos e MEIs, a digitalização pode ser aplicada a quase todos os documentos do dia a dia. Confira alguns dos mais comuns:
Contratos e documentos jurídicos:
- Contratos com clientes, fornecedores e parceiros;
- Termos de confidencialidade (NDAs);
- Procurações;
- Aditivos contratuais.
Esses documentos podem ser digitalizados e assinados com validade jurídica se acompanhados de assinatura digital com certificado ICP-Brasil.
Documentos fiscais e contábeis
- Notas fiscais (inclusive XML);
- Comprovantes de pagamento;
- Boletos bancários quitados;
- Relatórios de despesas;
- Guias de impostos.
A Receita Federal aceita documentos digitalizados, desde que mantidos conforme as exigências do SPED Fiscal e da legislação tributária vigente.
Fichas cadastrais e formulários
- Formulários de cadastro de clientes;
- Questionários e termos de aceite;
- Documentos de onboarding.
Documentos de RH
- Fichas de admissão e demissão;
- Termos de responsabilidade;
- Atestados médicos;
- Registros de ponto digital;
- Acordos individuais ou coletivos.
O Ministério do Trabalho já reconhece a validade digital de documentos trabalhistas, desde que arquivados de forma segura.
Documentos administrativos
- Memorandos internos;
- Requisições e aprovações;
- Orçamentos e propostas comerciais;
- Registros de reuniões.
Importante: Alguns documentos públicos e cartorários, como certidões, escrituras ou testamentos, ainda podem exigir apresentação em papel ou original físico para determinados trâmites. Nesses casos, consulte a legislação específica ou orientação jurídica.
Documentos digitalizados têm validade jurídica?
Sim, documentos digitalizados podem ter validade jurídica, desde que a digitalização seja feita conforme as normas legais brasileiras.
O principal marco legal é o Decreto nº 10.278/2020, que regulamenta os requisitos técnicos para que documentos digitalizados tenham o mesmo valor probatório dos originais em papel.
De forma geral, a digitalização só terá validade jurídica se respeitar os seguintes critérios:
- Resolução mínima de 300 dpi;
- Formato de arquivo compatível (preferencialmente PDF/A);
- Legibilidade completa e sem cortes;
- Procedimento de autenticidade garantido, por meio de metadados, trilha de auditoria e/ou assinatura digital;
- Armazenamento em ambiente seguro, com acesso controlado e possibilidade de rastreamento.
Assinatura digital e autenticação
Para documentos digitalizados que precisam ser usados em ambientes jurídicos, fiscais ou contratuais, a assinatura digital com certificado ICP-Brasil é o meio mais eficaz de garantir autenticidade e validade legal.
Essa assinatura funciona como uma “identidade digital”, validando:
- Quem assinou o documento;
- Que ele não foi alterado após a assinatura;
- Que o conteúdo é juridicamente válido e seguro.
Saiba tudo sobre assinatura digital em (breve): “Assinatura digital: tudo que você precisa saber”.
Vantagens de digitalizar documentos empresariais
Se você ainda tem dúvidas sobre digitalizar ou não os documentos da sua empresa, este é o momento de entender como essa prática pode transformar seu negócio.
A digitalização é muito mais do que “economizar papel” — ela é um passo decisivo para modernizar a gestão, melhorar a produtividade e aumentar a segurança das informações.
Confira os principais benefícios:
1. Acesso remoto e instantâneo
Com os arquivos digitalizados e organizados em nuvem ou sistemas internos, sua equipe pode consultar documentos de qualquer lugar, a qualquer hora, usando computador, celular ou tablet.
Ideal para empresas com equipes remotas, filiais ou atuação nacional.
2. Redução de custos operacionais
A digitalização elimina a necessidade de espaço físico para arquivos, reduz gastos com papel, tinta, impressão, transporte e armazenamento. Além disso, minimiza retrabalho e perda de tempo com busca manual de documentos.
3. Organização e padronização dos arquivos
Com documentos digitalizados, você pode definir padrões de nomeação, pastas e categorias, tornando tudo mais fácil de localizar e auditar. A gestão fica mais eficiente e transparente.
4. Mais segurança e proteção de dados
Arquivos digitais podem ser criptografados, protegidos por senha, com acesso restrito por usuário. Isso reduz drasticamente o risco de extravio, danos físicos ou acesso não autorizado.
5. Agilidade no fluxo de trabalho
Digitalizar acelera processos como assinaturas, revisões, aprovações e auditorias. Tudo pode ser feito em minutos — e com mais controle.
6. Sustentabilidade e consciência ambiental
Reduzir o uso de papel contribui diretamente para a preservação do meio ambiente. A digitalização é uma prática que alia tecnologia e responsabilidade ecológica.
7. Integração com sistemas de gestão
Documentos digitalizados podem ser integrados a plataformas como ERP, CRM, RH e assinatura digital, criando um fluxo automatizado e eficiente de ponta a ponta.
8. Validade jurídica (quando combinada com assinatura digital)
Como já vimos, documentos digitalizados podem ter o mesmo valor legal do original em papel — especialmente quando combinados com assinatura digital e armazenados conforme os padrões exigidos.
9. Rastreamento e controle de versões
Sistemas modernos permitem saber quem acessou, quando, o que foi alterado e manter versões anteriores salvas. Isso é fundamental para segurança jurídica e governança.
10. Base para a transformação digital da empresa
Digitalizar documentos é o primeiro passo para automatizar processos, implementar workflows digitais e preparar a empresa para crescer com mais agilidade e inovação.
Conclusão
A digitalização de documentos é muito mais do que uma tendência tecnológica — ela é uma resposta direta às necessidades de empresas que buscam eficiência, segurança e agilidade.
Com processos otimizados, acesso facilitado e redução de custos, digitalizar é o caminho certo para quem quer deixar o papel para trás e preparar sua operação para o futuro.
Além de economizar tempo, espaço e dinheiro, digitalizar documentos permite acesso remoto, integração com plataformas de assinatura, validade jurídica e rastreabilidade — tudo o que uma empresa moderna precisa para crescer de forma sustentável e segura.
Se você quer transformar a maneira como sua empresa lida com documentos, a ClickDocs pode te ajudar. Nossa plataforma oferece soluções completas para assinar, armazenar, organizar e gerenciar documentos digitais com validade jurídica e praticidade, do início ao fim do processo.
