Assinatura eletrônica: o que é?
A assinatura eletrônica é qualquer método digital usado para identificar quem assinou um documento e registrar sua concordância com o conteúdo. Ela permite que contratos, cadastros e outros documentos sejam validados sem papel, caneta ou presença física.
Diferente da assinatura digital — que exige um certificado digital —, a assinatura eletrônica pode ser feita com senha, código por SMS, biometria ou clique de confirmação, por exemplo. É uma solução mais simples e acessível, ideal para quem busca praticidade no dia a dia.
Ela é amplamente usada em processos comerciais, formulários, aceites de propostas e contratos mais simples, garantindo agilidade sem abrir mão da segurança.
A assinatura eletrônica é diferente da digital?
Sim, embora os termos muitas vezes sejam usados como sinônimos, assinatura eletrônica e assinatura digital não são a mesma coisa.
Assinatura eletrônica é qualquer forma de assinatura feita por meios digitais, como:
- Inserir uma senha ou PIN;
- Confirmar por SMS ou e-mail;
- Assinar com o dedo ou caneta digital;
- Usar biometria (como impressão digital ou reconhecimento facial).
Ela é prática, rápida e suficiente para a maioria dos documentos de rotina, especialmente aqueles que não exigem certificação oficial.
Assinatura digital, por outro lado, é um tipo específico de assinatura eletrônica que usa um certificado digital emitido por uma autoridade certificadora (como o ICP-Brasil).
Ela oferece um nível mais alto de segurança, sendo indicada (e muitas vezes exigida) para documentos com valor legal mais elevado ou processos com órgãos públicos.
Descubra todas as diferenças em (breve): “Qual a diferença entre assinatura digital e eletrônica?”.
Como funciona a verificação de identidade na assinatura eletrônica?
Um dos pontos chave para garantir a validade e segurança da assinatura eletrônica é o processo de verificação de identidade. Ou seja: como saber se quem assinou é realmente quem diz ser?
A boa notícia é que existem diversos métodos seguros e eficientes para autenticar a identidade do signatário, mesmo sem o uso de certificado digital. A escolha do método depende do tipo de documento e do nível de segurança necessário.
Token, código por SMS, e-mail de confirmação
Veja os principais métodos usados em plataformas que oferecem assinatura eletrônica:
- Código por SMS ou e-mail
Após inserir seus dados, o usuário recebe um código de verificação (token) por SMS ou por e-mail. Ele precisa digitar esse código no site ou aplicativo para confirmar a assinatura. - Confirmação via clique ou link único
Em alguns casos, o usuário recebe um link exclusivo para confirmar a assinatura com um clique — comum em termos de aceite, contratos simples ou atualizações de cadastro. - Senha pessoal ou PIN
O sistema pode exigir que o usuário crie uma senha ou utilize um PIN previamente cadastrado para validar a assinatura. Isso é comum em portais corporativos e sistemas internos. - Autenticação biométrica
Algumas plataformas permitem autenticar a assinatura usando biometria, como impressão digital ou reconhecimento facial — especialmente em dispositivos móveis.
Esses métodos registram a ação com data, hora, IP e dispositivo, o que ajuda a validar a integridade do processo e traz mais segurança jurídica.
A assinatura eletrônica tem validade jurídica?
Sim! A assinatura eletrônica tem validade jurídica no Brasil, desde que atenda aos critérios definidos por lei e seja usada de forma adequada para o tipo de documento em questão.
Essa validade é garantida principalmente pela Lei nº 14.063/2020, que regulamenta o uso de assinaturas eletrônicas em interações com órgãos públicos e também valida seu uso em documentos privados, dependendo do nível de segurança adotado.
A legislação divide as assinaturas eletrônicas em três níveis:
- Assinatura eletrônica simples
Identifica o signatário com dados básicos, como e-mail ou telefone. É ideal para situações de baixo risco, como atualizações de cadastro ou aceites de propostas. - Assinatura eletrônica avançada
Usa mecanismos como biometria, token, ou código por SMS com rastreabilidade. Permite comprovar a integridade do documento e a identidade do assinante. - Assinatura eletrônica qualificada
É a assinatura digital com certificado ICP-Brasil. Tem o mais alto nível de segurança e é exigida em casos que demandam validade jurídica máxima (como atos com o poder público).
Quando ela é aceita e quando ela não é aceita?
A assinatura eletrônica é aceita legalmente em muitos casos, principalmente em documentos com menor complexidade jurídica ou que não exigem certificação digital qualificada.
Porém, há situações específicas em que o uso da assinatura digital (com certificado ICP-Brasil) é obrigatório. Confira os cenários mais comuns:
Quando ela é aceita:
A assinatura eletrônica costuma ser suficiente e plenamente válida em:
- Acordos comerciais simples, como orçamentos e propostas;
- Contratos entre empresas e clientes, desde que não exijam formalização em cartório;
- Cadastros, fichas de inscrição e atualizações de dados;
- Aceite de termos de uso, políticas de privacidade e regulamentos;
- Documentos administrativos internos, como memorandos, políticas e aprovações.
Quando ela não é aceita (ou exige assinatura qualificada)
Há situações que exigem um nível mais alto de segurança jurídica, onde apenas a assinatura digital com certificado ICP-Brasil é aceita. Exemplos:
- Escrituras públicas e outros atos que precisam de registro em cartório;
- Procurações e testamentos que exigem fé pública;
- Documentos que envolvem grandes valores financeiros ou riscos legais;
- Contratos com o governo, que demandam certificações específicas.
A assinatura eletrônica é segura?
Sim, desde que a plataforma utilizada adote boas práticas, como:
- Autenticação por múltiplos fatores (código + e-mail, por exemplo);
- Registro de IP, data, hora e dispositivo utilizado;
- Criptografia dos dados e backups seguros;
- Registro de logs para auditoria.
Conheça sobre a criptografia em (breve): “O que é criptografia?”.
Quando usar a assinatura eletrônica?
A assinatura eletrônica é extremamente versátil e pode ser usada em diversas situações do cotidiano profissional, especialmente quando não há exigência legal de certificado digital. Ela é ideal para empresas que buscam agilidade e querem desburocratizar processos.
Veja os principais casos de uso:
Documentos internos, aceite de propostas, cadastros
- Documentos internos: como políticas da empresa, atualizações de processos, comunicados e aprovações administrativas. Evita a impressão de papéis e facilita o arquivamento digital.
- Aceite de propostas comerciais: ao enviar um orçamento ou proposta de serviço, é possível solicitar o aceite via assinatura eletrônica — garantindo mais agilidade na formalização do acordo.
- Formulários e cadastros online: ao preencher um cadastro ou aderir a um serviço online, a assinatura eletrônica pode confirmar o aceite de termos e condições, contratos ou consentimentos.
- Termos de uso e políticas de privacidade: muito comum em sites, plataformas e aplicativos, onde o usuário precisa confirmar que leu e concorda com as regras.
- Recibos e comprovantes: para confirmar o recebimento de um produto, reembolso ou entrega de documentos — tudo sem papel.
A assinatura eletrônica não exige reconhecimento de firma, pode ser feita de qualquer lugar e ainda permite controle e rastreabilidade do processo.
Para quem a assinatura eletrônica
A assinatura eletrônica é indicada para qualquer pessoa ou empresa que queira assinar documentos online de forma prática, rápida e segura, sem depender de papel, caneta ou cartório.
Ela é uma excelente solução para quem valoriza agilidade e simplicidade no dia a dia.
Veja alguns perfis que se beneficiam diretamente:
MEIs e pequenos empreendedores
Para pequenos empreendedores e MEIs, é ideal para formalizar propostas, contratos de prestação de serviços, termos de aceite ou documentos administrativos. É uma forma de profissionalizar o negócio e evitar burocracia, mesmo com recursos limitados.
Profissionais liberais e autônomos
Advogados, consultores, designers, contadores, terapeutas, entre outros — todos podem usar a assinatura eletrônica para fechar contratos, emitir recibos ou formalizar acordos com clientes à distância.
Empresas de qualquer porte
Desde startups até empresas maiores podem utilizar assinaturas eletrônicas para agilizar processos internos, RH, vendas e jurídico — tudo sem papelada.
Clientes e fornecedores
A assinatura eletrônica facilita a relação com fornecedores e clientes, permitindo que ambos assinem documentos sem precisar se encontrar pessoalmente. Isso acelera negociações e aumenta a confiança.
Conclusão
A assinatura eletrônica é uma solução moderna, segura e acessível para quem precisa formalizar documentos digitais com agilidade e praticidade.
Ideal para cadastros, propostas comerciais, contratos simples e documentos internos, ela se adapta perfeitamente à rotina de MEIs, autônomos, profissionais liberais e empresas de todos os portes.
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