O que são documentos eletrônicos?
Documentos eletrônicos são arquivos gerados, armazenados e acessados por meios digitais.
Em vez de existirem em papel, como antigamente, eles são criados em computadores, tablets ou smartphones e podem ser compartilhados por e-mail, armazenados na nuvem ou assinados digitalmente.
O grande diferencial está no fato de que esses documentos não passam pelo papel — desde a sua criação até a finalização, tudo ocorre no ambiente digital. Isso os torna mais fáceis de organizar, localizar e proteger com o uso das tecnologias certas.
Diferença entre eletrônico, digital e digitalizado
É comum confundir os termos, mas cada um tem um significado diferente:
- Documento eletrônico: é criado originalmente no formato digital. Por exemplo, um contrato gerado diretamente em um editor de texto e salvo como PDF.
- Documento digital: esse termo é mais genérico e pode se referir tanto ao eletrônico quanto ao digitalizado.
- Documento digitalizado: é a versão digital de um documento em papel. Ele é obtido por meio de escaneamento ou fotografia, e por isso, não possui a mesma segurança ou validade de um documento criado digitalmente — exceto se seja autenticado ou assinado digitalmente.
Saiba mais em: “O que é digitalização de documentos?”.
Principais tipos de documentos eletrônicos
Os documentos eletrônicos fazem parte da rotina de qualquer negócio — e até da vida pessoal. Eles podem assumir diferentes formatos e finalidades, sempre visando facilitar processos e garantir mais controle sobre as informações.
A seguir, conheça os principais tipos de documentos eletrônicos e onde eles se encaixam no dia a dia de empresas e profissionais.
1. Planilhas
As planilhas eletrônicas são um dos documentos mais versáteis. Criadas em programas como Excel, Google Sheets ou LibreOffice Calc, elas permitem o registro e a análise de dados de forma estruturada. São amplamente utilizadas para:
- Controle financeiro e orçamentário;
- Análise de indicadores de desempenho;
- Planejamento de projetos;
- Organização de listas e inventários.
Com o uso de fórmulas, gráficos e automações, as planilhas facilitam a tomada de decisões e tornam os processos mais eficientes.
2. Nota fiscal eletrônica
A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) substitui o modelo tradicional em papel e é obrigatória para a maioria das empresas no Brasil. Ela é emitida e armazenada digitalmente, com validade jurídica garantida por uma assinatura digital.
A NF-e traz diversos benefícios, como:
- Redução de erros manuais;
- Integração com sistemas de contabilidade;
- Facilidade de envio ao cliente e ao contador;
- Conformidade com as exigências da Receita Federal e da Sefaz.
Além disso, ela contribui para uma gestão fiscal mais organizada e transparente.
3. Certificado digital
O certificado digital é como uma identidade eletrônica que valida a autenticidade de documentos e transações online. Ele é essencial para empresas e profissionais que assinam documentos digitais com valor legal ou acessam sistemas da Receita Federal, INSS e outros órgãos públicos.
Existem diferentes tipos de certificados, como:
- e-CPF e e-CNPJ: para pessoas físicas e jurídicas;
- Certificados A1 e A3: com diferentes níveis de armazenamento e segurança.
Com o certificado digital, é possível garantir a integridade, autoria e validade jurídica dos documentos assinados digitalmente.
4. Contratos
Contratos eletrônicos são acordos firmados no ambiente digital, com validade legal, desde que cumpram os requisitos exigidos por lei, como consentimento das partes e assinatura digital ou eletrônica válida.
Entre os contratos mais comuns que podem ser assinados eletronicamente, estão:
- Contratos de prestação de serviço;
- Acordos comerciais e parcerias;
- Termos de confidencialidade (NDA);
- Contratos de trabalho ou freelance.
Com a digitalização desse tipo de documento, empresas ganham agilidade e eliminam burocracias como impressão, envio físico e reconhecimento de firma em cartório.
5. Recibo
O recibo eletrônico é um documento simples, mas importante para comprovar o recebimento de valores, serviços ou produtos. Ele pode ser gerado em PDF e enviado por e-mail ou assinado digitalmente.
Esse tipo de documento ajuda a manter a transparência nas relações comerciais, sendo muito utilizado por:
- Profissionais autônomos e freelancers;
- Pequenos comércios;
- Prestadores de serviços em geral.
Além de organizar melhor o fluxo financeiro, os recibos digitais também evitam extravios e facilitam o armazenamento seguro das informações.
Validade jurídica dos documentos eletrônicos
Uma das principais dúvidas de quem começa a usar documentos eletrônicos é: “Eles têm a mesma validade legal dos documentos em papel?” A resposta é sim — desde que sigam alguns critérios definidos por lei.
No Brasil, a validez jurídica dos documentos eletrônicos está assegurada pela Medida Provisória nº 2.200-2/2001, que criou a ICP-Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira). Essa medida regulamenta o uso de certificados digitais para garantir autenticidade, integridade e validade legal aos documentos criados ou assinados digitalmente.
Além disso, a Lei nº 14.063/2020 reforçou a aceitação de assinaturas eletrônicas e digitais em documentos públicos e privados, desde que a identidade das partes envolvidas possa ser comprovada e que a integridade do conteúdo seja preservada.
Quais elementos garantem a validade legal?
- Assinatura digital com certificado ICP-Brasil: mais segura e com reconhecimento legal mais amplo;
- Assinatura eletrônica com verificação de identidade (SMS, e-mail, token, etc.): aceita em contratos e documentos menos complexos;
- Comprovação da integridade do documento: que ele não foi alterado após a assinatura;
- Concordância entre as partes envolvidas: geralmente documentada com registros de aceite, logs e IPs.
Ou seja, um documento eletrônico pode ter plena validade jurídica, desde que siga os requisitos exigidos. Isso o torna ideal para ser usado em processos contratuais, fiscais, administrativos e jurídicos.
Por que empresas devem adotar documentos eletrônicos?
A adoção de documentos eletrônicos não é apenas uma tendência — é uma necessidade para empresas que desejam modernizar seus processos, reduzir custos e ganhar agilidade. Substituir o papel por arquivos digitais representa uma transformação profunda na forma como os negócios operam.
A seguir, entenda por que sua empresa deve considerar a migração para documentos eletrônicos quanto antes.
1. Eficiência
Com documentos eletrônicos, o tempo gasto em tarefas manuais — como impressão, envio físico, coleta de assinaturas e arquivamento — é drasticamente reduzido. Processos que antes levavam dias podem ser concluídos em minutos.
Além disso, a automação e a integração com sistemas de gestão (ERPs e CRMs) tornam o fluxo de trabalho mais fluido, evitando gargalos operacionais.
2. Redução de custos
Empresas que digitalizam seus processos eliminam uma série de gastos com:
- Impressão e papel;
- Envelopes e serviços de postagem;
- Espaço físico para armazenamento;
- Custos com arquivamento e busca de documentos.
Com a digitalização, esses recursos podem ser direcionados para áreas mais estratégicas do negócio.
3. Segurança
Documentos digitais oferecem maior segurança do que os documentos físicos. Eles podem ser protegidos por:
- Criptografia;
- Senhas de acesso;
- Controles de permissão por usuário;
- Assinaturas digitais com validade legal;
- Backup em nuvem e rastreabilidade de alterações.
Tudo isso reduz significativamente o risco de perdas, extravios, fraudes e acessos indevidos.
Como gerenciar documentos eletrônicos com segurança?
Adotar documentos eletrônicos traz muitos benefícios — mas é fundamental garantir que eles sejam armazenados, acessados e compartilhados com segurança. Afinal, estamos lidando com informações que podem ser confidenciais, estratégicas ou até sensíveis do ponto de vista legal.
A seguir, veja boas práticas e ferramentas que ajudam a proteger seus arquivos e manter a conformidade com exigências legais como a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados).
1. Utilize plataformas confiáveis
Opte por soluções especializadas em gestão de documentos, como ERPs, sistemas de armazenamento em nuvem com criptografia (Google Drive, Dropbox Business, OneDrive), ou plataformas dedicadas de gestão eletrônica de documentos (GED). Essas ferramentas oferecem:
- Controle de acesso por nível de permissão;
- Histórico de alterações e rastreamento de usuários;
- Backup automático e proteção contra perda de dados.
2. Faça uso de assinaturas digitais
Documentos que exigem validade jurídica ou proteção contra fraudes devem ser assinados digitalmente com certificado ICP-Brasil. Isso garante:
- Autenticidade (confirma quem assinou);
- Integridade (confirma que o conteúdo não foi alterado);
- Validade legal perante órgãos públicos e tribunais.
3. Organize seus arquivos com padrões claros
Adote uma estrutura lógica para organizar documentos eletrônicos:
- Pastas por ano, cliente ou setor;
- Nomes de arquivos padronizados (ex: Contrato_ClienteX_2024.pdf);
- Indexação por palavras-chave ou número de protocolo.
Isso facilita a localização dos arquivos e evita retrabalho.
4. Realize backups regulares
Mesmo com soluções na nuvem, é importante ter cópias de segurança. Opte por backups automáticos e criptografados, preferencialmente em servidores diferentes da plataforma original.
5. Capacite sua equipe
A segurança dos documentos eletrônicos também depende de quem os manipula. Treine sua equipe sobre:
- Boas práticas de armazenamento;
- Uso correto de senhas e autenticação;
- Identificação de riscos de segurança, como phishing e arquivos maliciosos.
Conclusão
Ao substituir o papel por arquivos digitais, é possível economizar tempo e recursos, reduzir erros e facilitar o acesso às informações — tudo isso sem abrir mão da validade jurídica.
Mas para colher todos esses benefícios, é importante entender as diferenças entre documentos eletrônicos, digitais e digitalizados, conhecer os formatos mais comuns e, principalmente, investir em ferramentas seguras de gestão e armazenamento.
Seja você um pequeno empreendedor, autônomo ou gestor de uma grande empresa, adotar documentos eletrônicos é um passo essencial para modernizar sua operação e preparar seu negócio para o futuro digital.
