Assinatura digital: o que é?
A assinatura digital é uma forma segura e legalmente válida de assinar documentos eletrônicos. Ela funciona com base em um certificado digital, que garante a identidade de quem está assinando e protege o conteúdo contra alterações.
Diferente de uma simples imagem de assinatura ou de clicar em “concordo”, a assinatura digital tem segurança criptografada e é aceita tanto por empresas privadas quanto por órgãos públicos.
O que a legislação diz?
No Brasil, a assinatura digital tem amparo legal e é reconhecida com validade jurídica desde 2001. Isso está garantido pela Medida Provisória nº 2.200-2, que criou a ICP-Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira).
Essa MP estabelece que:
- Documentos assinados digitalmente com certificados emitidos pela ICP-Brasil têm o mesmo valor legal que assinaturas feitas no papel.
- Órgãos públicos e privados devem aceitar esse tipo de assinatura nos processos onde ela é aplicada.
Mais recentemente, a Lei nº 14.063/2020 também reforçou a validade de assinaturas digitais em interações com o poder público, especialmente em serviços de saúde e processos administrativos.
Como funciona a autenticação por certificado digital
A autenticação é feita por meio de um par de chaves criptográficas: uma chave privada, que só o dono do certificado possui, e uma chave pública, que serve para validar a assinatura.
Funciona assim:
- Você assina o documento com sua chave privada (armazenada no seu certificado digital).
- O sistema gera um código único (hash), que identifica aquele conteúdo.
- Quem recebe o documento pode usar sua chave pública para confirmar:
- Que o documento não foi alterado;
- Que foi realmente assinado por você.
Esse processo garante autenticidade (quem assinou) e integridade (nada foi modificado).
Saiba tudo sobre assinatura digital em (breve): “Assinatura digital: tudo que você precisa saber”.
Para que a assinatura digital serve?
A assinatura digital tem ganhado cada vez mais espaço no dia a dia de quem precisa lidar com documentos, contratos e aprovações — tudo sem papel, sem filas e sem burocracia. Ela serve, principalmente, para validar juridicamente documentos assinados pela internet, com total segurança.
Veja alguns dos principais usos:
- Assinar contratos à distância (prestação de serviço, aluguel, vendas, etc.);
- Formalizar documentos entre empresas e clientes, sem precisar se encontrar presencialmente;
- Enviar declarações à Receita Federal ou outros órgãos públicos;
- Assinar documentos internos de empresas, como aprovações, políticas e comunicados;
- Autenticar prontuários médicos, laudos e receitas digitais.
Ou seja: ela serve para qualquer situação em que você precise assinar algo oficialmente — mas sem precisar de papel e caneta.
A assinatura digital tem validade jurídica?
Sim, e isso é um dos grandes diferenciais desse tipo de assinatura. No Brasil, a assinatura digital tem o mesmo valor legal que uma assinatura feita à mão — desde que esteja vinculada a um certificado digital da ICP-Brasil.
A legislação que garante essa validade é a:
- Medida Provisória nº 2.200-2/2001 (que criou a ICP-Brasil);
- Lei nº 14.063/2020, que regulamenta o uso de assinaturas eletrônicas com a Administração Pública.
Portanto, quando você assina um documento digitalmente usando um certificado válido, esse documento tem força legal garantida — o que protege tanto você quanto a outra parte envolvida.
Ela é aceita por órgãos públicos e privados?
Sim. A assinatura digital é amplamente aceita em todo o país por:
- Órgãos do governo: Receita Federal, INSS, Cartórios, sistemas de peticionamento eletrônico (como PJe e e-SAJ), entre outros;
- Empresas privadas: bancos, hospitais, imobiliárias, contabilidades e plataformas de RH usam assinaturas digitais em contratos, termos e autorizações.
Inclusive, a tendência é que mais processos passem a exigir esse tipo de assinatura, por ser mais seguro e rastreável do que a assinatura manual ou digitalizada.
Diferença entre assinatura digital e assinatura eletrônica
Apesar de muita gente usar os dois termos como se fossem sinônimos, assinatura digital e assinatura eletrônica não são o mesmo. Entender essa diferença é importante para escolher o tipo certo de assinatura, principalmente em documentos que exigem validade jurídica.
| Critério | Assinatura Eletrônica | Assinatura Digital |
|---|---|---|
| Definição | Qualquer forma de assinatura por meios digitais | Tipo específico de assinatura eletrônica com certificado |
| Certificado Digital | Não obrigatório | Obrigatório (emitido pela ICP-Brasil) |
| Validade Jurídica | Pode variar, dependendo do contexto | Garantida por lei federal (MP 2.200-2/2001) |
| Aceitação em órgãos públicos | Limitada | Ampla |
| Segurança e rastreabilidade | Média | Alta |
Descubra todas as diferenças em (breve): “Qual a diferença entre assinatura digital e eletrônica?”.
Como a assinatura digital é feita?
Assinar um documento digitalmente é muito mais simples do que parece — e pode ser feito em poucos minutos, direto do seu computador ou celular. O que você precisa é de um certificado digital válido e de uma plataforma que aceite assinatura digital.
Passo a passo para fazer a sua
Se você nunca assinou digitalmente antes, siga este passo a passo básico:
- Adquira um certificado digital (e-CPF ou e-CNPJ): você pode comprar um certificado em uma Autoridade Certificadora credenciada pela ICP-Brasil, como o ClickDocs.
Existem dois tipos principais:- Tipo A1: armazenado no computador ou na nuvem;
- Tipo A3: armazenado em token USB ou cartão com leitora.
- Instale o certificado no seu dispositivo: após a validação presencial ou por videoconferência, a AC libera o certificado para instalação. No caso do A3, basta conectar o token no computador.
- Escolha uma plataforma de assinatura: utilize um sistema que aceite certificados ICP-Brasil, como o Gov.br (para documentos públicos) e ClickDocs.
- Faça o upload do documento: normalmente aceitam PDF, Word ou outros formatos de texto. Você pode enviar o documento a ser assinado diretamente na plataforma.
- Assine com seu certificado digital: o sistema vai usar sua chave privada para criptografar a assinatura e incluir no documento. Em segundos, ele estará assinado com validade jurídica.
- Compartilhe o documento assinado ou arquive com segurança: você pode baixar o documento com a assinatura e enviar por e-mail ou armazenar em nuvem, conforme sua necessidade.
Principais usos da assinatura digital em empresas
A assinatura digital já é parte da rotina de muitas empresas desde pequenos negócios até grandes corporações. Ela ajuda a reduzir burocracia, economizar tempo e manter a segurança jurídica de documentos internos e externos.
Confira as aplicações mais comuns no ambiente empresarial:
Gestão de contratos, aprovações, recursos humanos
Gestão de contratos
- Assinatura de contratos com clientes e fornecedores sem precisar de papel, cartório ou envio por correio.
- Agilidade em renovações contratuais e ajustes com validade imediata.
- Redução de erros e extravios, já que tudo fica armazenado digitalmente.
Aprovações e processos internos
- Fluxos de aprovação podem ser totalmente digitais, com responsáveis assinando documentos de onde estiverem.
- Exemplo: aprovar uma compra, renovar um contrato de prestação de serviço, validar um orçamento ou liberar pagamentos.
- A assinatura digital agiliza esse processo e garante rastreabilidade e segurança jurídica.
Recursos humanos
- Contratos de trabalho, aditivos salariais, férias e desligamentos podem ser assinados digitalmente.
- Facilita o onboarding de novos colaboradores, mesmo em modelo remoto.
- Reduz papelada no RH e organiza a gestão documental de forma mais profissional.
Esses usos ajudam a tornar a gestão empresarial mais moderna, segura e eficiente. Para MEIs e pequenos negócios, a assinatura digital também representa economia com menos impressões, menos deslocamentos e mais controle sobre os documentos.
Por que a assinatura digital é segura?
A segurança é uma das maiores vantagens da assinatura digital — e o motivo pelo qual ela é aceita legalmente em processos públicos e privados. Essa tecnologia protege tanto quem assina quanto quem recebe o documento, evitando fraudes, alterações e acessos indevidos.
Veja os principais motivos que fazem da assinatura digital uma das formas mais confiáveis de autenticar documentos online:
Autenticação por certificado digital
A assinatura digital utiliza um certificado digital, que é como uma identidade eletrônica da pessoa ou empresa. Esse certificado é emitido por uma Autoridade Certificadora (AC) credenciada pela ICP-Brasil e passa por um processo rigoroso de validação.
Só o titular do certificado consegue assinar, e cada assinatura é única, criptografada e rastreável.
Criptografia de ponta a ponta
Quando você assina digitalmente, o conteúdo do documento é transformado em um código criptografado (hash), que só pode ser gerado e validado pelas chaves digitais associadas ao certificado.
Isso garante duas coisas:
- Autenticidade: quem assina é realmente quem diz ser;
- Integridade: o documento não pode ser alterado depois da assinatura sem invalidar a criptografia.
Validade jurídica e auditoria
A assinatura digital tem validade reconhecida por lei e permite auditoria completa: é possível verificar quando e por quem o documento foi assinado, além de garantir que o conteúdo não foi modificado.
Isso protege empresas e profissionais em transações comerciais, jurídicas e administrativas, reduzindo riscos e litígios.
Conheça sobre a criptografia em (breve): “O que é criptografia?”.
Conclusão
A assinatura digital já é uma solução indispensável para quem busca agilidade, segurança e praticidade na hora de formalizar documentos online. Seja para contratos, aprovações internas ou processos com clientes, ela facilita — e muito — a rotina de quem empreende.
Se você quer adotar essa tecnologia no seu dia a dia de forma simples e confiável, conheça a ClickDocs. A plataforma foi desenvolvida para tornar a assinatura digital acessível, com total validade jurídica, organização de documentos e integração com as necessidades do seu negócio.
